5 Tipps für ein lebendiges Social Intranet

Die zur Ver­fü­gung Stel­lung der neuen Kom­mu­nika­tion­splat­tform alleine ver­wan­delt Ihre Mitar­beit­er mit gross­er Wahrschein­lichkeit nicht von einem Tag auf den anderen automa­tisch in kom­mu­nika­tions- und aus­tauschfreudi­ge Mitar­beit­er oder bis dato unbekan­nte Kol­le­gen zu eng miteinan­der ver­bun­de­nen Team­mit­gliedern. Solch eine Trans­for­ma­tion benötigt viel Zeit, Engage­ment und vor allem Bere­itschaft zum inter­nen Kul­tur­wan­del.

Anbei einige Tipps wie die Unternehmen­skul­tur erfol­gre­ich bee­in­flusst wer­den kann:

1. Vorleben einer proaktiven Interaktion mit Inhalten im Social Intranet

Eigentlich spiegeln Social Net­works nur das reale Leben wieder. Sie sind das Pen­dant in der dig­i­tal­en Welt und bedi­enen sich eines men­schlichen Bedürfniss­es: Anerken­nung — nur eben auf dig­i­taler Ebene. Denn jed­er Men­sch ken­nt das erbauende Gefühl, wenn anderen Per­so­n­en, Fre­un­den oder auch völ­lig Unbekan­nten gefällt, was man selb­st getan hat — ganz gle­ich ob on- oder offline. Um einen aktiv­en Aus­tausch und die Par­tizipa­tion in Com­mu­ni­ties anzure­gen, muss eine proak­tive Inter­ak­tion mit ver­füg­baren Inhal­ten aktiv vorgelebt wer­den. Ein zen­trales Ele­ment davon ist das “Liken” und auch “Sharen” von Inhal­ten. Somit ist es essen­tiell für den Erfolg, dass Kom­mu­nika­tionsver­ant­wortliche und auch Vorge­set­zte mit gutem Beispiel vor­ange­hen und tätig wer­den. Eben diese wichti­gen Mul­ti­p­lika­toren kön­nen auf ein­fach Art und Weise alle anderen von der neuen Plat­tform überzeu­gen: Und dies schnell und unkom­pliziert durch bspw. das “liken” von Beiträ­gen. Denn “Der Fisch fängt immer am Kopf an zu stinken”, besagt ein Sprich­wort — und wenn der Kopf frisch bleibt, fügt sich auch der Rest.

2. Feedback auf Reaktionen geben im Social Intranet

Zusät­zlich zu ein­er proak­tiv­en Inter­ak­tion mit Beiträ­gen, Inhal­ten und Infor­ma­tio­nen von anderen Com­mu­ni­tymit­gliedern, ist auch das The­ma “Feed­back” auss­chlaggebend für den Erfolg ein­er sozialen Plat­tform. Selb­stver­ständlich ist es ein gutes Gefühl wenn andere Mit­glieder es gut find­en, was man gemacht hat. Wenn sie sich aber darüber hin­aus noch die Zeit nehmen, Feed­back zu geben, ist das allerd­ings nochmals eine höhere Stufe der Bestä­ti­gung bzw. Anerken­nung. Solch eine Rück­mel­dung muss natür­lich nicht immer der Mei­n­ung des Autors entsprechen: Sie kann einen neuen Blick­winkel bein­hal­ten oder auch ganz und gar ander­er Mei­n­ung sein. Egal wie das Feed­back ist: Es sollte respek­tvoll for­muliert wer­den. Nur so wird jedes Feed­back zu einem Gewinn, denn es zeigt, dass sich andere mit dem The­ma auseinan­der­set­zen. Von diesen Inter­ak­tio­nen lebt eine gesunde Com­mu­ni­ty.

Somit ist eine wichtige Auf­gabe von Kom­mu­nika­tionsver­ant­wortlichen den Aus­tausch unter den Mit­gliedern zu fördern und kon­tinuier­lich Diskus­sio­nen angestossen wer­den.

3. E‑Mail als Kommunikationsmittel in den Hintergrund rücken durch Social Intranet

Auch wenn oft der gute Wille vorhan­den ist neue Koop­er­a­tions- und Kom­mu­nika­tion­splat­tfor­men zu nutzen, fall­en Viele in alte Gewohn­heit­en zurück. Wichtig ist diese Kan­di­dat­en wieder auf die neue Plat­tform zurück­zu­holen und von der gewohn­ten E‑Mail wegzubrin­gen. Dies gelingt wenn immer wieder klar und deut­lich kom­mu­niziert wird, dass die neue Plat­tform der zen­trale Dreh- und Angelpunkt für einen Aus­tausch ist. Dies gelingt, wenn auf der Plat­tform alle Infor­ma­tio­nen zur Ver­fü­gung gestellt wer­den, wie es die Mitar­beit­er auch bish­er gewohnt waren und für ihre alltägliche Arbeit benöti­gen.

Bess­er wäre wenn die Plat­tform deut­lich mehr Infor­ma­tio­nen (bspw. Hin­ter­grund­in­for­ma­tio­nen, ver­wandte Infor­ma­tio­nen zu einem The­ma) zur Ver­fü­gung stellt und auch gewährleis­tet, dass diese Infor­ma­tio­nen schneller und ein­fach­er gefun­den wer­den.

Um auf der Kom­mu­nika­tions- und Kol­lab­o­ra­tionsplat­tform einen deut­lichen Nutzen und Mehrw­ert für die Mitar­beit­er erkennbar zu machen, müssen zuerst die unter­schiedlichen Work­flows der Mitar­beit­er, Teams und Abteilun­gen analysiert wer­den. Somit kann im näch­sten Schritt ein deut­lich­er Mehrw­ert für den Arbeit­sall­t­ag gener­iert wer­den indem dig­i­tale Lösun­gen aufgezeigt wer­den.

Fol­gende Fra­gen soll­ten sich Kom­mu­nika­tionsver­ant­wortliche stellen und auch beant­worten:

• An welch­er Stelle gibt es noch Kom­mu­nika­tion­sprob­leme?
• Wo wird das neue dig­i­tale Ange­bot bere­its genutzt und an welch­er Stelle stockt es noch?
• Welche Pro­gramme wer­den genutzt und in welchem Kon­text?
• Beste­ht an ein­er Stelle ein Poten­tial für besseren Aus­tausch welch­es noch aus­geschöpft wer­den kann?

Eine Iden­ti­fika­tion und ziel­gerichtete Analyse von Prob­le­men und vor allem Gewohn­heit­en ermöglicht, Prozesse neu zu bew­erten, zu über­denken und sie somit leis­tungs­fähiger und vor allem effizien­ter zu gestal­ten. Mitar­beit­ern wird somit verdeut­licht, dass die neue Kol­lab­o­ra­tions- und Kom­mu­nika­tion­splat­tform ihre Bedürfnisse im All­t­ag unter­stützt und die tägliche Arbeit effizien­ter gestal­tet wer­den kann.

Entschei­det sich ein Unternehmen eine soziale Kom­mu­nika­tion- und Kol­lab­o­ra­tionsplat­tform einzuführen sollte diese Entschei­dung auch vor­angetrieben und vor allem intern kom­mu­niziert wer­den. Viel wichtiger als die Wahl ein­er geeigneten Soft­ware ist das Anstossen und Vorantreiben eines Wan­dels der inter­nen Zusam­me­nar­beit im Unternehmen. Die Unternehmen­skul­tur ist näm­lich ein entschei­den­der Erfol­gs­fak­tor für den Schritt zu ein­er mod­er­nen Unternehmen­skom­mu­nika­tion.

Der Vorteil und der Nutzen solch ein­er dig­i­tal­en Plat­tform muss aktiv von rel­e­van­ten Per­so­n­en (Mul­ti­p­lika­toren, Vorge­set­zte, Man­age­ment, etc.) kom­mu­niziert, ja sog­ar bewor­ben wer­den.

Fazit — es zahlt sich aus

Die Investi­tio­nen in eine Ein­führung und vor allem die Nutzung von sozialen Unternehmen­snet­zw­erken zahlt sich auf vielfache Art und Weise für das Unternehmen aus: Neben ein­er deut­lichen Effizien­zsteigerung wird auch die Mitar­beit­erzufrieden­heit, ‑moti­va­tion und Loy­al­ität dem Arbeit­ge­ber gegenüber erhe­blich gesteigert. Wenn dies intern geschafft wurde bleibt es nicht aus, dass auch Kun­den und Part­ner zufrieden­er und loyaler sind.

Essen­tiell ist jedoch: Die beste, mod­ern­ste und inno­v­a­tivste Kom­mu­nika­tions- und Kol­lab­o­ra­tionsplat­tform nützt nichts, wenn sie kein­er nutzt. Somit ist ein ganzheitlich­es Kom­mu­nika­tion­skonzept vor, während und vor allem nach einem Roll­out entschei­dend für den Erfolg oder auch Mis­ser­folg des kul­turellen Wan­dels im Unternehmen.

Auch wenn der Weg steinig erscheint, zahlt sich am Ende der Blick in die Ferne aus.