6 Faktoren für mehr Produktivität in der Projektarbeit

Demo­tivierte und wenig pro­duk­tive Mitar­bei­t­ende kön­nen zu einem echt­en Prob­lem wer­den und schnell den erfol­gre­ichen Abschluss eines Pro­jek­tes gefährden. Umso wichtiger ist es, für angenehme und motivierende Arbeits­be­din­gun­gen zu sor­gen und so die Pro­duk­tiv­ität zu steigern. Lesen Sie im Fol­gen­den, welche sechs Fak­toren die Pro­duk­tiv­ität in der Pro­jek­tar­beit mass­ge­blich bes­tim­men und vor allem fördern.

Acht­en Sie bei der Auf­gaben­verteilung stets auf die Stärken und Schwächen sowie die Aus­las­tung Ihrer einzel­nen Arbeit­skräfte. Teilen Sie dem­nach die einzel­nen Tasks so zu, dass sie zu den Mitar­bei­t­en­den passen und sie wed­er über- noch unter­fordern.
Geben Sie ruhig etwas Ver­ant­wor­tung an Ihre Mitar­bei­t­en­den ab und lassen Sie sie selb­st gewisse Entschei­dun­gen tre­f­fen. Das ver­mit­telt Wertschätzung und Ver­trauen und gibt Ihrem Team das Gefühl, wichtig und vor allem wertvoll zu sein. Das wiederum steigert die Moti­va­tion und Pro­duk­tiv­ität enorm!
Ver­mein­den Sie auf jeden Fall Mikro­man­age­ment. Kon­trol­lieren Sie Ihr Team nicht bei jedem einzel­nen Arbeitss­chritt. Das kostet Sie zum einen wertvolle Zeit und sorgt zum anderen für demo­tivierte Mitar­bei­t­ende und macht Sie so richtig unbe­liebt bei Ihrem Team. Lassen Sie also los und geben “Raum zum Atmen”.

Ein über­sichtlich­er Arbeit­s­plan bringt Ord­nung und Struk­tur ins Pro­jekt. Er hil­ft dabei, stets auf dem Laufend­en zu bleiben und Zuständigkeit­en ein­deutig zu klären. Eine geeignete Meth­ode dafür ist zum Beispiel Kan­ban.
Dabei han­delt es sich um eine Arbeitsweise aus dem agilen Pro­jek­t­man­age­ment, bei welch­er die Auf­gaben in kleinere Schritte eingeteilt und visuell auf dem soge­nan­nten Kan­ban-Board fest­ge­hal­ten wer­den. Das kann ein Plakat, ein White­board, eine Tafel, eine funk­tionale Wand oder auch ein dig­i­tales Tool sein. Dieses Board teilen Sie in mehrere Spal­ten ein. Wichtig sind vor allem diese drei Kat­e­gorien:

• Back­log: Hier ste­hen alle noch anste­hen­den Auf­gaben.
• Work in Progress: Hier befind­en sich alle Auf­gaben, die ger­ade in Arbeit sind.
• Done: Hier wer­den alle abgeschlosse­nen Auf­gaben gesam­melt.

Solange es über­sichtlich bleibt, kann das Kan­ban-Board selb­stver­ständlich um beliebig viele Spal­ten erweit­ert wer­den. Bei manchen Pro­jek­ten ist es beispiel­sweise sin­nvoll, die Kat­e­gorie „Work in Progress“ in mehrere Spal­ten aufzuteilen, um den Sta­tus ein­er Auf­gabe bess­er nachver­fol­gen zu kön­nen.

Es gibt diverse Tools, die Ihnen die Pro­jek­tar­beit auf unter­schiedliche Weise erle­ichtern. So gibt es zum Beispiel Anwen­dun­gen, die dabei helfen, den Arbeit­sall­t­ag zu struk­turi­eren und Auf­gaben bess­er zu organ­isieren. Hil­fre­ich kön­nen eben­so Tools sein, die den Arbeit­stag in unter­schiedliche Zeit­fen­ster ein­teilen und Arbeit­szeit­en genau erfassen. Zudem find­en Sie zahlre­iche Anwen­dun­gen, die Arbeitsabläufe automa­tisieren und analysieren, um die Effizienz zu steigern.
LINXYS  bietet beispiel­sweise ver­schiedene Social Intranet- und Dig­i­tal Work­place-Lösun­gen an. Tools wie Bitrix24, Hai­ilo, Staff­base, Bee­keep­er und App­Navi sind ide­al, um Arbeit­sprozesse inner­halb eines Unternehmens ein­fach­er, effizien­ter und vor allem dig­i­tal zu gestal­ten. Angepasst an Ihre indi­vidu­ellen Bedürfnisse, erzie­len Sie und Ihr Team damit die best­möglichen Ergeb­nisse für Ihr Unternehmen.

Kom­mu­nika­tion ist der Dreh- und Angelpunkt eines erfol­gre­ichen Pro­jek­tes. Jed­er muss zu Beginn alle notwendi­gen Infor­ma­tio­nen erhal­ten, um seine Auf­gaben erledi­gen zu kön­nen. Es sollte eine offene Gespräch­skul­tur vorherrschen, bei der Fra­gen, Infor­ma­tion­saus­tausch und Kri­tik jed­erzeit erlaubt sind.
Wenn einzelne Tasks sowie am Ende das Pro­jekt selb­st abgeschlossen sind, ist es Zeit für Feed­back. Zum einen geht es darum, den Mitar­bei­t­en­den selb­st eine Rück­mel­dung zu ihrer geleis­teten Arbeit zu geben. Zum anderen ist es aber eben­so wichtig, dass die Belegschaft offen über etwaige Prob­leme und Stolper­steine sprechen kann, um den Work­flow für die Zukun­ft zu verbessern.

Eine gute Vor­bere­itung ist das A und O für pro­duk­tive Meet­ings. Machen Sie sich daher bere­its im Vorhinein darüber Gedanken, welche The­men für das Meet­ing rel­e­vant sind. Unnötige The­men, die lediglich wertvolle Meet­ing-Zeit kosten, lassen sich so von Anfang an ver­mei­den. Bei län­geren Besprechun­gen schick­en Sie im Ide­al­fall vor­ab eine Agen­da an alle Teil­nehmer, sodass diese einen Leit­faden zur Hand haben.
All­ge­mein sind Meet­ings pro­duk­tiv­er, wenn sie kürz­er sind und dafür mehrmals wöchentlich stat­tfind­en. Tre­f­fen Sie sich beispiel­sweise jeden Tag für 10 Minuten, um die wichtig­sten Punk­te des Tages zu besprechen.
Bonus-Tipp: Hal­ten Sie die Besprechun­gen im Ste­hen ab. So fördern Sie die Aufmerk­samkeit der Teil­nehmenden und die Effek­tiv­ität sowie die Effizienz des Meet­ings.

Pausen im Arbeit­sall­t­ag sind nicht nur geset­zlich verpflich­t­end, son­dern auch wichtig, um die Pro­duk­tiv­ität im Pro­jekt zu steigern. Denn nie­mand kann 8h+ am Tag durchge­hend konzen­tri­ert und pro­duk­tiv arbeit­en. Gön­nen Sie Ihrem Team daher zusät­zlich regelmäs­sige kleinere Pausen, damit danach wieder jed­er fokussiert und motiviert weit­er­ar­beit­en kann.
Pro­bieren Sie es zum Beispiel ein­mal mit kurzen Office-Work­outs. Hierzu trifft sich das ganze Team für 5–10 Minuten und macht gemein­sam ein paar kurze Übun­gen. Danach ist jed­er im wahrsten Sinne des Wortes lock­er­er und entspan­nter. Daraus wird schnell ein Rit­u­al, das in den Arbeit­sall­t­ag inte­gri­ert und dem jeden Tag freudig ent­ge­genge­blickt wird.

Sie wollen, dass Sie selb­st und Ihr Team beim näch­sten Pro­jekt pro­duk­tiv­er arbeit­en? Dann nichts wie los! Befol­gen Sie die oben­ste­hen­den sechs Tipps und Sie wer­den sehen, wie schnell sich die Pro­duk­tiv­ität, Effek­tiv­ität und Effizienz steigern lassen.