Die 10 besten Bitrix24 Funktionen

Bere­its auf den ersten Blick scheinen die Bitrix24 Funk­tio­nen eine extrem bre­ite Palette an Anforderun­gen abzudeck­en. Aber was genau hat 8.000.000+ Organ­i­sa­tio­nen dazu bewegt sich für Bitrix24 zu entschei­den? Und wozu braucht ein Unternehmen über­haupt solch eine Plat­tform?

Im Fol­gen­den haben wir für Sie die 10 besten Bitrix24 Funk­tio­nen zusam­mengestellt, mit deren Hil­fe Sie Ihren Arbeit­sall­t­ag deut­lich angenehmer und vor allem effizien­ter gestal­ten kön­nen. Überzeu­gen Sie sich selb­st von den unbe­gren­zten Möglichkeit­en in Bitrix24. Wir sind überzeugt, dass am Ende dieses Artikels klar ist, warum so viele Organ­i­sa­tio­nen auf Bitrix24 Funk­tio­nen set­zen.

1. Kundenkommunikation (Contact Center)

Eine der Bitrix24 Funk­tio­nen welche Sie mit Sicher­heit überzeugt ist das Con­tact Cen­ter — der direk­te Draht zu Ihren Kun­den. Bieten Sie Ihren Kun­den diverse Kom­mu­nika­tion­skanäle an  und kom­mu­nizieren mit ihnen in Echtzeit über einen Live-Chat, via E‑Mail, klas­sisch via Tele­fon, über soziale Net­zw­erke oder den Mes­sen­ger. Denn so ver­schieden die Men­schen sind, so ver­schieden sind auch deren Präferen­zen bezo­gen auf die Kom­mu­nika­tion: Der eine greift lieber zum Tele­fon­hör­er, der andere schreibt eine E‑Mail und der näch­ste bevorzugt den Live-Chat.

Aktuell bietet Bitrix24 folgende Möglichkeiten an:

Mit dem Bitrix24 Con­tact Cen­ter gelingt es Ihnen in Zukun­ft Ihre poten­tiellen aber auch beste­hen­den Kun­den struk­turi­ert, effizient und zielführend zu bedi­enen und zu bear­beit­en: Vom Erstkon­takt bis hin zur langjähri­gen Kun­den­beziehung. Bün­deln Sie in Zukun­ft Ihre Kom­mu­nika­tion­skanäle an einem Ort, bear­beit­en Sie jegliche Kom­mu­nika­tion von ein­er Plat­tform aus und ver­wal­ten Ihre Kun­den mit Hil­fe des inte­gri­erten Bitrix24 CRM struk­turi­ert.

2. Customer Relationship Management (CRM)

Kun­den sind ein beson­ders wertvolles Gut für jedes Unternehmen — ganz gle­ich ob man im B2B oder B2C Bere­ich tätig ist. Ohne Kun­den und Auf­tragge­ber kann eine Organ­i­sa­tion nicht beste­hen. Somit ist es für den unternehmerischen Erfolg essen­tiell, dass Kun­den­dat­en und die dazuge­höri­gen Infor­ma­tio­nen möglichst lück­en­los an einem Ort ein­se­hbar sind.

Vielle­icht fra­gen Sie sich ob Sie über­haupt eine CRM Lösung benöti­gen. Das ist eine Frage die sich viele, vor allem kleinere Unternehmen stellen. Nun, die Antwort ist ziem­lich ein­fach, vor allem seit auch preisat­trak­tive oder sog­ar kosten­lose CRM-Sys­teme extrem leis­tungs­fähig sind. Wenn Ihr Unternehmen Pro­duk­te oder Dien­stleis­tun­gen an Kun­den verkauft und Sie wach­sen bzw. den Umsatz steigern möcht­en, haben Sie einen Bedarf an einem CRM. Auch wenn Sie bis dato vielle­icht auch mit ein­er ein­fach Excel-Tabelle oder Ähn­lichem aus­gekom­men sind, um Kun­de­naufträge und Anfra­gen zu ver­fol­gen, bietet Ihnen das Bitrix24 CRM defin­i­tiv eine Alter­na­tive. Organ­isieren Sie in Zukun­ft Ihre Kun­den­beziehun­gen struk­turi­ert und vor allem an einem Ort: Pfle­gen Sie eine Kun­den­daten­bank in welch­er die voll­ständi­ge Kun­den­his­to­rie inklu­sive Kom­mu­nika­tion über­sichtlich zur Ver­fü­gung ste­hen. Alle Ereignisse und Aktiv­itäten Ihre Kon­tak­te betr­e­f­fend wer­den detail­liert pro­tokol­liert, sodass Sie auf dieser Basis weit­eren Aktio­nen inkl. im CRM inte­gri­ert­er Auf­gaben pla­nen kön­nen.

Aktuell bietet Ihnen das CRM folgende Bitrix24 Funktionen:

Die Bitrix24 Funk­tio­nen rund um das The­ma Pro­jek­t­man­age­ment erle­ichtern allen Beteiligten die Pro­jek­tar­beit: Erstellen Sie Pro­jek­t­grup­pen, welche über einen gemein­samen Kom­mu­nika­tion­skanal ver­fü­gen, in welch­er alle Pro­jek­t­doku­mente abgelegt wer­den (inkl. Ver­sion­ierung),  erstellen Sie Auf­gaben­vor­la­gen, track­en Sie aufgewen­dete Zeit jedes Pro­jek­t­mit­glieds, find­en Sie im gemein­samen Kalen­der Besprechung­ster­mine und holen auch externe Nutzer mit ins Boot, die auf­grund der Zugriff­s­rechte alle für sie rel­e­van­ten Funk­tio­nen inner­halb des Pro­jek­ts nutzen kön­nen. Über die Bitrix24 App (iOS und Android) sind alle Pro­jek­t­mit­glieder zusät­zlich auch auf ihrem Smart­phone jed­erzeit auf dem aktuellen Stand, behal­ten somit den Überblick und kön­nen bei Bedarf entsprechend flex­i­bel reagieren.

3. Projektmanagement

Jed­er der schon ein­mal an einem Pro­jekt beteiligt war weiss, dass nicht immer alles rei­bungs­los funk­tion­iert. Nicht sel­ten kommt es vor, dass sich wichtige Infor­ma­tio­nen über­schnei­den, dass nicht alle Pro­jek­t­beteiligten auf dem gle­ichen Wis­sen­stand sind oder Dead­lines nicht zu 100% einge­hal­ten wer­den. Einiges lässt sich trotz guter Pla­nung und kon­tinuier­lichem Mon­i­tor­ing nicht ver­mei­den — jedoch gibt es Möglichkeit­en Unvorherge­se­henes best­möglich abzufed­ern und Pro­jek­te zur Zufrieden­heit aller Beteiligten durchzuführen und abzuschliessen. Somit kom­men wir an dieser Stelle zu weit­eren Bitrix24 Funk­tio­nen, die Ihnen den Pro­jek­tall­t­ag deut­lich erle­ichtern.

4. Dokumentenmanagement

Doku­mente erstellen, verteilen, able­gen, bear­beit­en und archivieren — all dies gehört als wohl bekan­nter Prozess­baustein zu den tagtäglichen Auf­gaben in einem Unternehmen. Oft­mals gibt es dabei ein gross­es Prob­lem: Welch­es Doku­ment ist das aktuelle? Und wo finde ich über­haupt das Doku­ment welch­es ich für meine Arbeit benötige?

In einem Punkt wer­den sich die meis­ten mit Sicher­heit einig sein: Papier­basierte Prozesse sind zeit­in­ten­siv und unüber­sichtlich. Somit sollte doch dig­i­tales Doku­menten­man­age­ment Abhil­fe schaf­fen und die Dig­i­tal­isierung oder gar die Dig­i­tale Trans­for­ma­tion vorantreiben. Im Grund ja — aber es gibt einiges zu beacht­en, damit es nicht ausartet und am Ende deut­lich mehr als weniger Zeit darauf ver­wen­det wer­den muss, das richtige Doku­ment für den aktuellen Zeit­punkt zu find­en.

Daher darf bei dieser Über­sicht eine weit­ere der Bitrix24 Funk­tio­nen, das Doku­menten­man­age­ment, selb­stver­ständlich nicht fehlen.
Laden Sie in Zukun­ft Ihre Dateien in Bitrix24 hoch und teilen diese mit Ihren Kol­le­gen: Präsen­ta­tio­nen, Videos und andere Doku­mente wer­den dadurch entwed­er für alle oder entsprechend Zugriff­s­recht­en nur für bes­timmte Mitar­bei­t­ende ver­füg­bar und kön­nen gemein­sam bear­beit­et wer­den. Her­vorzuheben ist, dass alle Doku­mente umge­hend index­iert und durch die interne Suche erfasst wer­den.

• Per­sön­liche und gemein­same Doku­mente
  Bitrix24 bietet drei ver­schiedene Dri­ve-Typen an. Der Dri­ve unter “Mein Arbeit­splatz” ist Ihr per­sön­lich­er Dateis­pe­ich­er, auf den andere Kol­le­gen stan­dard­mäs­sig keinen Zugriff haben. An dieser Stelle kön­nen somit bspw. pri­vate Doku­mente abgelegt wer­den. Jed­er Nutzer kann jedoch, falls notwendig und gewün­scht, seine per­sön­lichen Doku­mente für andere freigeben. In den einzel­nen “Grup­pen-Dri­ves” sind die Doku­mente enthal­ten, welche in den jew­eili­gen Pro­jek­t­grup­pen hochge­laden wur­den. Im “All­ge­meinen Unternehmens­drive” wer­den die Dateien abgelegt, welche für das gesamte Unternehmen ver­füg­bar sein sollen.
• Gemein­sames Arbeit­en an Doku­menten
  Das gemein­same Arbeit­en an Doku­menten kann direkt im Activ­i­ty Stream erfol­gen: schreiben Sie Kom­mentare, hän­gen Sie neue Doku­mentver­sio­nen an, erhal­ten Feed­back zu Ihrer Ver­sion. Dadurch wer­den alle vorgenomme­nen Änderun­gen in Echtzeit ersichtlich. Dadurch wird eine effek­tive und effiziente Zusam­me­nar­beit gefördert. Ganz gle­ich wo Sie das Doku­ment in Bitrix24 “abgelegt” haben — durch die Such­funk­tion kann es jed­erzeit schnell und unkom­pliziert gefun­den wer­den.
• Änderungshistorie/ Ver­sion­ierung
  Jedes einzelne Doku­ment, das Sie in Ihrem Bitrix24 abspe­ich­ern, ver­fügt über eine eigene Änderung­shis­to­ry. Wird eine neue Ver­sion des Doku­mentes hochge­laden, bleibt dabei auch die alte Ver­sion erhal­ten und kann bei Bedarf zu jed­er Zeit wieder­hergestellt wer­den. Bei jed­er Änderung kann nachver­fol­gt wer­den, wann und von wem diese vorgenom­men wurde.
• Doku­mente online erstellen und bear­beit­en
  Auch ohne Office-Paket, kön­nen Sie in Bitrix24 mit Doku­menten arbeit­en. Dank der Inte­gra­tion mit Google Docs, Office 365 sowie mit den MS Office Online kön­nen Sie gespe­icherte Doku­mente mith­il­fe von Ihren Google und/oder Microsoft Accounts öff­nen, anzeigen und bear­beit­en.
  Erstellen Sie Doku­mente in Form von Tex­ten, Tabellen oder Präsen­ta­tion direkt in Ihrem Intranet. Über den Activ­i­ty Stream kön­nen diese Doku­mente gesendet, zu Auf­gaben hinzuge­fügt und somit von mehreren Nutzern gle­ichzeit­ig bear­beit­et wer­den.
• Doku­mente zur Bear­beitung sper­ren
  Möcht­en Sie ein Doku­ment in Ruhe bear­beit­en, ste­ht Ihnen dazu eine “Sper­rfunk­tion” zur Ver­fü­gung, sodass für einen gewis­sen Zeitraum nie­mand Änderun­gen daran vornehmen kann. Haben Sie die Arbeit been­det, kön­nen Sie das Doku­ment wieder für alle anderen freigeben.
• Inte­gra­tion mit exter­nen Dri­ves
  Bitrix24 arbeit­et mit Drop­box, Google Dri­ve, OneDrive und anderen Cloud-Spe­ich­ern. Dadurch kön­nen Nutzer die gewün­scht­en Dateien von ihren per­sön­lichen Accounts hochladen, die Dateien wer­den index­iert und sind dann entsprechend den stan­dard­mäs­si­gen Zugriff­s­recht­en sofort in Bitrix24 ver­füg­bar. Zusät­zlich wird angezeigt, ob sich auf dem exter­nen Cloud-Spe­ich­er eine aktuellere Ver­sion ein­er Datei befind­et, als die Ver­sion, die in Bitrix24 hochge­laden wurde.
• Genehmi­gungs-Work­flows
  Es beste­ht die Möglichkeit ver­schiedene Doku­menten­work­flows zu erstellen, um bspw. einen Doku­menten-Entwurf zu veröf­fentlichen und diesen zu genehmi­gen oder um eine Experten­mei­n­ung zu erhal­ten. Mith­il­fe des inte­gri­erten Geschäft­sprozess-Design­ers kön­nen so bspw. Spe­senabrech­nun­gen oder Urlaub­santräge auf den Weg gebracht wer­den.

5. Human Resources (HR)

Ihre Mitar­beit­er sind ein wichtiger, wenn nicht ein­er der wichtig­sten Erfol­gs­fak­toren Ihres Unternehmens. Bieten Sie Ihren Mitar­beit­ern eine Plat­tform, welche den Arbeit­sall­t­ag erle­ichtert, die Effizienz steigert und zudem noch Spass macht. Nutzen Sie Bitrix24 als ein Per­son­al­in­for­ma­tion­ssys­tem für Ihr Unternehmen. Alle wichti­gen Tools zur Per­son­alver­wal­tung sind ver­füg­bar: von einem Mitar­beit­er­verze­ich­nis und Organ­i­gramm bis hin zur Abwe­sen­heit­sliste und Arbeits­bericht­en.

• Ihre Mitar­beit­er im Fokus
  Im Mitar­beit­er­verze­ich­nis find­et man schnell die Tele­fon­num­mer oder die E‑Mail eines bes­timmten Kol­le­gen oder auch Experten, sodass man sich sofort mit diesem in Verbindung set­zen kann. Bei Bedarf kann dieses Verze­ich­nis nach Excel exportiert oder mit Out­look oder Card­DAV syn­chro­nisiert wer­den. Auch kön­nen die Dat­en mit Mac, iPhone, iPad oder Android syn­chro­nisiert wer­den: So hat man alle erforder­lichen Kon­tak­t­dat­en parat.
• Arbeit­szeit­man­age­ment
  Im Sys­tem fängt der Arbeit­stag mit der Schalt­fläche “Arbeit­stag starten” an. Das Arbeit­szeit­man­age­ment ermöglicht es, Anfang und Ende des Arbeit­stages sowie Pausen und Abwe­sen­heit­en zu fix­ieren, oder mith­il­fe von Kalen­dern diverse Ter­mine unkom­pliziert zu pla­nen.
• Arbeits­berichte
  Mit Bitrix24 kann ein Tur­nus für benötigte Arbeits­berichte auswählt wer­den (täglich, wöchentlich, monatlich). Die Mitar­beit­er wer­den automa­tisch daran erin­nert, dass ein Bericht einzure­ichen ist. Darüber hin­aus kön­nen in diesem Arbeits­bericht auch Arbeit­spläne enthal­ten sein. Ein Vorge­set­zter kann die Berichte bew­erten, kom­men­tieren und anhand der Berichte über die Effek­tiv­ität einzel­ner Mitar­beit­er oder des ganzen Unternehmens urteilen.
• Work­flow-Automa­tisierung
  Alle HR-Doku­mente und For­mu­la­re sind online ver­füg­bar, sodass dafür ein Besuch in der Per­son­al­abteilung oder Buch­hal­tung nicht mehr erforder­lich ist. Geschäft­sprozesse ermöglichen, diverse Work­flows wie Abwe­sen­heit­santräge, Dien­streisen, All­ge­meine Anfra­gen, Bestel­lanträge sowie Abrech­nun­gen zu automa­tisieren. Die Work­flows sind direkt im Activ­i­ty Stream ver­füg­bar und müssen nicht sep­a­rat kon­fig­uri­ert wer­den. Falls erforder­lich, kön­nen Sie diese anpassen oder auch benutzerdefinierte Work­flows mit dem visuellen Geschäft­sprozess-Edi­tor erstellen.
• Mitar­beit­er im Extranet
  Brin­gen Sie auch die Zusam­me­nar­beit mit exter­nen Part­nern, Mitar­beit­ern oder Liefer­an­ten auf ein neues Lev­el. Alle Mitar­beit­er, die für die Arbeit im Extranet berechtigt sind, wer­den in ein­er sep­a­rat­en Liste angezeigt. Über entsprechende Zugriff­s­rechte wird ges­teuert, wer was in Ihrem Bitrix24 machen darf.

6. CRM-Marketing

Mar­ketingak­tiv­itäten sind sowohl im B2B als auch im B2C Bere­ich unumgänglich. Mit Bitrix24 kön­nen Sie ver­schiedene Mar­ket­ing-Kam­pag­nen direkt aus Ihrem CRM starten. Versenden Sie E‑Mail-Newslet­ter, SMS, Sprach­nachricht­en, Sofort­nachricht­en oder set­zen ein Retar­get­ing für Google AdWords und Face­book auf.
Mith­il­fe von diversen Mar­ket­ing- und Kom­mu­nika­tion­stools erre­ichen Sie Ihre gewün­scht­en und vordefinierten Ziel­grup­pen. Erstellen Sie Kun­denseg­mente, starten Wer­bekam­pag­nen in Face­book und ver­schick­en Erin­nerun­gen sowie Newslet­ters an Ihre Kun­den.

• E‑Mail-Kam­pag­nen
  Nutzen Sie diesen ein­fachen, gün­sti­gen und effizien­ten Weg für die Zusam­me­nar­beit mit Ihren Kun­den. E‑Mails sind immer noch ein klas­sis­ches Tool zur Kun­denkom­mu­nika­tion. Beina­he jedes Online-For­mu­lar hat ein Eingabefeld für die E‑Mail-Adresse — somit kön­nen Sie Ihre Leads und Kun­den über diesen Kanal erre­ichen, über Neues informieren und somit einen Mehrw­ert bieten.
• Retar­get­ing in Net­zw­erken
  Das Bitrix24 CRM-Mar­ket­ing bietet Ihnen die Möglichkeit, Wer­beanzeigen für Ihre per­sön­lichen Ange­bote zu erstellen. Dabei ste­hen Ihnen Google AdWords und Face­book-Wer­beanzeigen zur Ver­fü­gung. Die Nachrich­t­en­texte und Ziel­grup­pen erstellen Sie dabei in Ihrem Social Net­work Account (Face­book, Google AdWords). Im CRM-Mar­ket­ing kön­nen Sie Ihre Seg­mente zu den erstell­ten Ziel­grup­pen hinzufü­gen und den Massen­ver­sand der Wer­beanzeigen starten.
• Mes­sen­ger-Nachricht­en
  Haben Sie bere­its Kom­mu­nika­tion­skanäle eingestellt, kön­nen Sie auch über den Mes­sen­ger Nachricht­en veröf­fentlichen. Die gesendete Nachricht wird Ihren Kun­den im Chat angezeigt. Wird auf diese Nachricht geant­wortet, wer­den Sie in den Kom­mu­nika­tion­skanälen darüber informiert.
• SMS Kam­pag­nen
  Das CRM-Mar­ket­ing bietet Ihnen eine leis­tungsstarke Lösung für einen SMS-Massen­ver­sand an. Bere­it­en Sie einen kurzen SMS-Text für das gewün­schte Seg­ment vor und das Sys­tem ver­schickt selb­ständig Ihre Nachricht­en. Um sich­er zu gehen ste­ht Ihnen bei jed­er Kam­pagne ein Test­modus zur Ver­fü­gung: Ein­fach einen Test-Empfänger ein­tra­gen und Nachricht vor dem Massen­ver­sand prüfen.

Ein gross­er Vorteil der in Bitrix24 durchge­führten Mar­ketingak­tiv­itäten liegt darin, dass Sie alle Kam­pag­nen im Überblick haben. Lassen Sie sich Berichte anzeigen, die Ihnen helfen, den Verkauf­sprozess vom Sta­tus “neuer Inter­essent” bis zum Sta­di­um “gewonnenes Geschäft” im Detail zu ver­fol­gen. Der Sales Fun­nel-Bericht vere­int den Lead-Fun­nel und den Deal-Fun­nel. Haben Sie zum Beispiel eine ein­monatige Mar­ket­ingkam­pagne ges­tartet und möcht­en die Gesamt­summe der Geschäftsab­schlüsse vor und nach dieser Kam­pagne ver­gle­ichen? Dazu müssen Sie nur den entsprechen­den Monat als Bericht­szeitraum auswählen und der gewün­schte Bericht über den aus­gewählten Monat und den Vor­monat wird erstellt. Bei beispiel­sweise E‑Mail-Kam­pag­nen erhal­ten Sie Sta­tis­tiken darüber wie viele E‑Mails versendet wur­den, wie viele davon tat­säch­lich geöffnet wur­den und wie oft bspw. ein imple­men­tiert­er Link tat­säch­lich angek­lickt wurde — somit kön­nen Sie Kam­pag­nen für die Zukun­ft opti­mieren und Ihren Kun­den durch Erfahrung kon­tinuier­lich einen besseren Mehrw­ert bieten.
Zudem wer­den alle Aktiv­itäten einen Kun­den betr­e­f­fend an einem Ort, näm­lich in Ihrem Bitrix24, über­sichtlich zusam­menge­tra­gen, so dass Sie alle Infor­ma­tio­nen über diesen Kun­den immer detail­liert nachvol­lziehen kön­nen.

7. Kalender

Je mehr Per­so­n­en an einem Pro­jekt beteiligt sind, umso schwieriger gestal­tet es sich alle rel­e­van­ten Per­so­n­en an einen Tisch zu bekom­men. Somit ist eine weit­ere wichtige der Bitrix24 Funk­tio­nen der inte­gri­erte Kalen­der. Koor­dinieren Sie in Zukun­ft Ein­satz­pläne von Mitar­beit­ern und Ressourcen ein­fach und trans­par­ent. In Bitrix24 kön­nen sowohl per­sön­liche Kalen­der und Arbeits­grup­penkalen­der ein­fach inner­halb des Sys­tems, mit mobilen Geräten und mit Out­look gemein­sam genutzt wer­den.
Dabei unter­stützt Bitrix24 eine unbe­gren­zte Anzahl von Grup­penkalen­dern. Sie kön­nen einen Kalen­der für Ihre Arbeits­gruppe, Abteilung oder das gesamte Unternehmen erstellen.
Alle geplanten Ereignisse, wie z.B. Kun­denbe­sprechun­gen oder Fol­getele­fonate, wer­den, nach entsprechen­der ini­tialer Kon­fig­u­ra­tion, automa­tisch syn­chro­nisiert. Um mehrere Kol­le­gen für ein Meet­ing einzu­laden, müssen somit nicht mehr diverse Mails hin- und hergeschickt wer­den, um einen gemein­samen Ter­min zu find­en — Sie sehen auf einen Blick wann alle rel­e­van­ten Per­so­n­en einen freien Slot in Ihrem Kalen­der haben und kön­nen somit effizient und ein­fach Ter­mine pla­nen.

• Syn­chro­ni­sa­tion von ver­schiede­nen Anbi­etern (Google, Microsoft, Apple, etc.)
• Freigeben des per­sön­lichen Kalen­ders für Kol­le­gen
• Ein­fache Ter­min­find­ung mit Bitrix24 (Automa­tis­ch­er Abgle­ich der Kalen­der)

8. Prozessautomatisierung

Eine der wohl inter­es­san­testen Bitrix24 Funk­tio­nen stellt die Prozes­sautoma­tisierung dar. Die grosse Her­aus­forderung für viele Unternehmen ist es, die Effizienz zu steigern und gle­ichzeit­ig Kosten zu min­imieren.  Mit Hil­fe von Busi­ness Automa­tion (Automa­tisierung von Geschäft­sprozessen) kann solch ein Ziel erre­icht wer­den.
Eine Geschäft­sautoma­tisierung begin­nt damit, schwache oder auch sich wieder­holende Verknüp­fun­gen in einem Prozess zu iden­ti­fizieren, die von Com­put­ern statt von Per­so­n­en aus­ge­führt wer­den kön­nten. Es geht nicht nur darum, den Mitar­beit­ern das Leben zu erle­ichtern, son­dern auch darum, die Prozesse zu beschle­u­ni­gen und alle Hin­dernisse zu beseit­i­gen, die Ihr Team auf dem Weg zum Erfolg aufhal­ten. Somit wird die Ressource Zeit bei Ihren Mitar­beit­ern einges­part und diese kön­nen sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzen­tri­eren — beispiel­sweise den aktiv­en Kun­denkon­takt oder die Pro­jek­tar­beit. Denn die zeit­in­ten­siv­en Rou­tine-Auf­gaben laufen automa­tisch im Hin­ter­grund ab.
Der Work­flow-Builder in Bitrix24 ermöglich es Ihnen sowohl interne als auch kun­den­basierte Prozesse zu Automa­tisieren und Ihren Mitar­beit­ern somit die Zeit freizuschaufeln, welche Sie für Ihre eigentliche Ker­nauf­gaben benöti­gen.

• CRM Automa­tisierung
  Welche Phasen kennze­ich­nen beispiel­sweise Ihren Verkauf­sprozess? Welche Doku­mente (bspw. Auf­trags­bestä­ti­gung, NDA) wer­den in welch­er Phase gener­iert und welche Mile­stones sind zu erre­ichen, um in die näch­ste Phase zu gelan­gen? Bis zu welchem Grad kön­nen Prozesse stan­dar­d­isiert bzw. automa­tisiert wer­den kön­nen? Kön­nen Sie diese Fra­gen beant­worten, kann mit der Automa­tisierung begonnen wer­den. Leg­en Sie dabei jedoch bitte den Fokus darauf die kost­bare Ressource “Zeit” zu scho­nen, denn es geht nicht darum alles kom­plett zu automa­tisieren. Automa­tisieren und stan­dar­d­isieren Sie nur so viel, wie nötig — der per­sön­liche Kon­takt zu Ihren Kun­den sollte weit­er­hin beste­hen bleiben — jedoch in entsprechen­der Qual­ität. Und wenn Ihre Ver­trieb­smi­tar­beit­er mit bspw. dem Bitrix24 CRM in der Lage sind, sich indi­vidu­ell um Ihre Kun­den zu küm­mern, da die Rou­tin­ear­beit­en vom Sys­tem abgenom­men wer­den, ist dies ein gross­er Plus­punkt für Ihr Unternehmen und eine opti­male Basis für langfristige Kun­den­beziehun­gen.
• Automa­tisierung interne Prozesse
  Mit Hil­fe des Work­flow-Builders lassen sich auch diverse interne Prozesse automa­tisieren. Erstellen Sie in ein­er bes­timmten Phase automa­tisch entsprechende Auf­gaben, kon­fig­uri­eren automa­tis­chen E‑Mail-Ver­sand, ändern Sie den Ver­ant­wortlichen oder erstellen indi­vidu­elle eigene Regeln. Haben Sie einen Prozess erst ein­mal definiert, gibt es für die Automa­tisierung kein­er­lei Gren­zen. Sie selb­st entschei­den was wann geschehen soll, wer bei ein­er Änderung informiert wer­den soll oder wann ein Doku­ment automa­tisch gener­iert wurde und ein­er Auf­gabe hinzuge­fügt wird.

Sehen Sie den Prozess der Automa­tisierung als Chance beste­hen­des zu über­prüfen und auch zu hin­ter­fra­gen. Nehmen Sie sich entsprechend Zeit dafür mit allen rel­e­van­ten Beteiligten Prozesse aufzu­malen und anschliessend zu opti­mieren. Vielle­icht wird Ihnen an der ein oder anderen Stelle auf­fall­en, dass Sie noch einiges opti­mieren kön­nen und müssen und an der­er Stelle bere­its sehr gut unter­wegs sind. Wichtig dabei ist jedoch, dass Sie sich nicht “ver­basteln”. Nicht alles kann und muss automa­tisch ablaufen. Eventuell ist es auch zielführend ein unbeteiligte Per­son, bspw. aus ein­er anderen Abteilung oder einen exter­nen Berater, über die Prozesse drüber sehen zu lassen. Dies kön­nte einige neue Impulse geben, die den Prozess in einem anderen Licht erscheinen lassen und ihn somit deut­lich effizien­ter, wenn auch anders, gestal­ten lassen.

9. Integration von Telefonie

Um auch diesen Kom­mu­nika­tion­skanal ins Sys­tem einzu­binden, gehört zu den Bitrix24 Funk­tio­nen die Inte­gra­tion von Tele­fonie. Mit Bitrix24 kön­nen Sie direkt aus Ihrem Brows­er auf mobile Tele­fone oder auf Fes­t­net­znum­mern anrufen.
Rufen Sie Ihre Kun­den via Bitrix24 mit gün­sti­gen Tar­ifen an und haben somit dieses Gespräch direkt in Ihrem CRM beim entsprechen­den Kun­den in der His­to­rie hin­ter­legt. Die Tele­fonate kön­nen aufgeze­ich­net und gespe­ichert wer­den, Kun­de­nan­rufe reg­istri­ert wer­den, neue Kon­tak­te direkt aus den Anrufen erstellt und auch kom­plette Berichte für alle Anrufe in Ihrem Bitrix24 angezeigt wer­den.

• Über­all anrufen
  Für die Tele­fonie in Bitrix24 benöti­gen Sie keine speziellen IP-Tele­fonie-Geräte, son­dern kön­nen Ihre Anrufe direkt von Ihrem Bitrix24-Intranet, bspw. direkt aus Ihrem CRM her­aus, starten. Einzige Voraus­set­zung ist, dass eine sta­bile Inter­netverbindung gewährleis­tet ist.
• Ein­fach gün­stige Preise
  Sie benöti­gen keine zusät­zliche Soft­ware bzw. keine Add-ons für die Bitrix24-Tele­fonie. Auch wer­den keine zusät­zlichen tech­nis­chen Geräte benötigt. Das einzige was Sie brauchen ist ein gewöhn­lich­es Head­set und schon kann es los­ge­hen.
• Tele­fon­num­mer mieten
  Über Bitrix24 kön­nen sowohl lokale Tele­fon­num­mern als auch Freep­hone-Num­mern (1–800) in über 60 Län­dern gemietet wer­den. Des Weit­eren kann eine Warteschleife kon­fig­uri­ert sowie eine Weit­er­leitung der Anrufe eingestellt wer­den. Alle einge­hen­den Anrufe kön­nen daraufhin über­prüft wer­den, ob die Num­mern bere­its in der CRM-Daten­bank vorhan­den sind. Einge­hende Anrufe wer­den somit automa­tisch an den Mitar­beit­er weit­ergeleit­et, der für den entsprechen­den Lead oder Kon­takt zuständig ist.
• Beste­hende Tele­fon­num­mer beibehal­ten
  Ver­fü­gen Sie über eine Ver­mit­tlungsstelle im Büro oder in der Cloud, oder kön­nen Sie einen SIP-Trunk bere­it­stellen, haben Sie auch die Möglichkeit Ihre aktuelle Tele­fon­num­mer beizube­hal­ten. Über einen gemieteten SIP-Con­nec­tor erhal­ten Sie dabei Zugriff auf die Bitrix24-Tele­fonie und die damit zusam­men­hän­gen­den CRM-Funk­tio­nen.
• Unter­stützung für SIP-Tele­fone
  Auch SIP-Tele­fone und Soft­phones kön­nen an Bitrix24 ange­bun­den wer­den. Alle SIP-Tele­fon-Mod­elle wer­den hier­bei unter­stützt.

10. Online-Formulare

Eine weit­ere Bitrix24 Funk­tion, welche unbe­d­ingt her­vorzuheben ist, sind die Online-For­mu­la­re in Bitrix24. Auf jed­er Web­seite find­en sich diverse Kon­tak­t­for­mu­la­re, über die poten­tielle Kun­den Kon­takt mit einem Unternehmen aufnehmen kön­nen. Mit Bitrix24 kön­nen Sie in weni­gen Schrit­ten Online-For­mu­la­re erstellt und diese auf Ihrer beste­hen­den Web­seite oder Land­ing­page imple­men­tieren. Besuch­er Ihrer Web­site füllen das inte­gri­erte For­mu­lar aus und mit dem Absenden wer­den alle Infor­ma­tio­nen automa­tisch in Ihrem CRM gespe­ichert.
Wurde ein For­mu­lar aus­ge­füllt und versendet, kön­nen wiederum diverse Automa­tisierungsregeln im Hin­ter­grund dafür sor­gen, dass Prozesse automa­tisch ablaufen, der Kunde bspw. einen Autore­spon­der erhält, ein neuer Lead in der entsprechen­den Pipeline erstellt wird, ein Doku­ment gener­iert und eine Auf­gabe erstellt wird.

Zusammengefasst

Nun haben Sie einige Bitrix24 Funk­tio­nen ken­nen­ler­nen dür­fen. Dies sind jedoch noch lange nicht alle Möglichkeit­en, die Ihnen in Bitrix24 zur Ver­fü­gung ste­hen. Vor der finalen Entschei­dung für oder auch gegen eine Soft­ware wie Bitrix24 soll­ten Sie sich intern Gedanken machen, was mit dieser erre­icht wer­den soll und welche Ziele Sie ver­fol­gen. Der grosse Vorteil von Bitrix24 liegt darin, dass Sie die unter­schiedlichen Funk­tio­nen nicht alle gle­ichzeit­ig ein­führen müssen. Das Sys­tem ist so aufge­baut, dass es gemein­sam mit Ihnen, Ihrem Unternehmen und den entsprechen­den Anforderun­gen wächst. Sie entschei­den was genutzt wer­den soll und wie Sie den Arbeit­sall­t­ag gestal­ten möcht­en. Als zen­traler Dreh- und Angelpunkt bietet die Plat­tform allerd­ings deut­liche Vorteile — denn alle Funk­tio­nen sind in ein­er Soft­ware vere­int und Ihre Mitar­bei­t­en­den kön­nen von einem Sys­tem aus alle rel­e­van­ten Arbeitss­chritte durch­führen.

Auch wenn Bitrix24 mit den diversen ver­füg­baren Tools im ersten Moment vielle­icht ein wenig über­fordert, wer­den Sie mit Sicher­heit fest­stellen, dass diese Vielfalt mit entsprechen­der Vorar­beit einen grossen Beitrag für Ihren Unternehmenser­folg leis­ten kann.

“Ein­fach zusam­me­nar­beit­en” ist unser­er Ansicht nach der effiziente und zukun­ftsweisende Schlüs­sel zu Ihrem Unternehmenser­folg.

Für Fra­gen ste­hen wir Ihnen gerne jed­erzeit zur Ver­fü­gung. Fra­gen Sie uns unverbindlich an.

Unsere Dien­stleis­tun­gen in der Über­sicht:

• BERATUNG UND KONZEPTION. Kein Unternehmen gle­icht dem anderen: LINXYS analysiert den aktuellen Ist-Zus­tand und find­et gemein­sam mit Ihnen das opti­male Soll. Gerne vere­in­baren wir mit Ihnen einen kosten­losen Ken­nen­lern­ter­min und stellen Ihnen die Grund­prinzip­i­en des ver­net­zten Arbeit­ens mit einem Social Intranet vor. Hier­bei besprechen wir mit den Ver­ant­wortlichen indi­vidu­ell die Poten­tiale für Ihr Unternehmen. mehr erfahren
• REALISATION. LINXYS real­isiert Ihr Pro­jekt nach Ihren indi­vidu­ellen Bedürfnis­sen. Trans­par­ente und kon­tinuier­liche Kom­mu­nika­tion mit unseren Kun­den ist für uns eine Selb­stver­ständlichkeit. Machen Sie gemein­sam mit LINXYS Ihr Intranet zu dem Ort, an dem Sie Ihre Mitar­beit­er erre­ichen und mit Ihnen auf Augen­höhe kom­mu­nizieren. Als ganzheitlich­er Part­ner begleit­en wir Sie und stellen für Sie mit den richti­gen Lösun­gen und Strate­gien sich­er, dass Sie die Leis­tungs­fähigkeit Ihres Unternehmens erfol­gre­ich voran­brin­gen. mehr erfahren
• SERVICE. Opti­mal und indi­vidu­ell: Ihre neue dig­i­tale Unternehmen­splat­tform. Vom Cor­po­rate Brand­ing bis zu indi­vidu­ellen Schnittstellen – LINXYS hat stets Ihr Unternehmen und Ihre indi­vidu­ellen inter­nen Prozesse im Fokus. mehr erfahren
• LÖSUNGEN. Verän­derun­gen pro­fes­sionell ein­führen und Ihre Mitar­beit­er vom Mehrw­ert überzeu­gen. LINXYS bietet indi­vidu­elle Lösun­gen an – vor, während und nach dem Roll­out. mehr erfahren
• WORKSHOPS. Durch die Akzep­tanz Ihrer Mitar­bei­t­en­den die Effizienz steigern und gle­ichzeit­ig Kosten senken. LINXYS führt mass­geschnei­derte Work­shops durch um diese Ziele auf den richti­gen Weg zu brin­gen. mehr erfahren