Warum ein digitales Onboarding wichtig ist und wie es funktioniert

Willkom­men im Team, hier die Login-Dat­en, und los gehts… Vielle­icht gibt es noch eine Ein­führungsver­anstal­tung und/ oder ein per­sön­lich­es Meet­ing mit einem Kol­le­gen und dann heisst es “bei Fra­gen jed­erzeit gerne melden”.  Ein neues Team­mit­glied ist nicht sel­ten auf sich alleine gestellt, da entwed­er ein­fach die Zeit oder das passende und vor allem zeit­gemässe Tool fehlt. Und dabei ist das Onboard­ing ein­er der wichtig­sten Prozesse für jedes Unternehmen, um neue Mitar­bei­t­ende pro­duk­tiv und effizient einzuset­zen zu kön­nen. Dig­i­tale Lösun­gen spie­len dabei eine immer wichtigere Rolle, denn sie sind effizien­ter und flex­i­bler als bish­er bekan­nte Meth­o­d­en.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum ein dig­i­tales Onboard­ing wichtig ist, wie es funk­tion­iert und welche Vorteile es Ihnen als Unternehmen bringt. Ausser­dem stellen wir Ihnen eine inno­v­a­tive Soft­ware-Lösung vor, die das Onboard­ing für Sie und Ihre Mitar­bei­t­en­den inno­v­a­tiv, angenehm und zugle­ich effizient gestal­tet. Im War for Tal­ents wer­den Sie mit ein paar Tipps und Tricks und der richti­gen Lösung garantiert Plus­punk­te bei der Mitar­beit­er­akquise sam­meln kön­nen.

Dig­i­tales Onboard­ing ist ein Prozess, der neue Mitar­bei­t­ende dabei unter­stützt, sich in ihrem neuen Unternehmen zurechtzufind­en. Mith­il­fe dig­i­taler Tools wer­den neue Team­mit­glieder an das Unternehmen herange­führt. So kön­nen sie sich von Anfang an und vor allem eigen­ständig mit den Unternehmenswerten und ‑prozessen ver­traut machen und sich schneller in ihrer neuen Arbeit­sumge­bung zurechtfind­en. Da immer mehr Men­schen auf­grund der ver­gan­genen Jahre sowie der indi­vidu­ellen Leben­sum­stände und Work-Life-Bal­ance von Zuhause aus arbeit­en, ist ein dig­i­tales Onboard­ing für Unternehmen zu einem extrem wichti­gen The­ma gewor­den. Durch die räum­liche Tren­nung gestal­tet es sich oft­mals schwierig, am Betrieb­sall­t­ag vor Ort teilzunehmen und so ler­nen viele ihre Kol­le­gen und das Unternehmen erst ein­mal nur über dig­i­tale Kanäle ken­nen. Daher ist es umso wichtiger, dass das Onboard­ing auch dig­i­tal funk­tion­iert und sich das neue Team­mit­glied, unab­hängig von Ort und Zeit jed­erzeit involviert fühlt.

Dig­i­tales Onboard­ing ist ein Prozess, bei dem neue Mitar­bei­t­ende online über eine Fir­men- oder Unternehmensweb­seite eingestellt und eingear­beit­et wer­den. Dieser Prozess kann den herkömm­lichen Papierkram erset­zen und die Einar­beitungszeit für neue Team­mit­glieder deut­lich verkürzen. Zudem ermöglicht er Unternehmen, sich von ihrer besten Seite zu präsen­tieren und poten­ziellen Bewer­bern einen detail­lierten und umfassenden Ein­blick in ihre Kul­tur und Werte zu geben. In ein­er Zeit, in der Fachkräfte­man­gel ein echt­es Prob­lem darstellt, ist jedes Unternehmen in der Pflicht, sich als attratk­tiv­er Arbeits­ge­ber in jed­er Facette des Arbeit­ens zu präsen­tieren.

Durch dig­i­tale Onboard­ing-Pro­gramme

• kön­nen sich Mitar­bei­t­ende schnell und ein­fach in das Unternehmen einar­beit­en
• funk­tion­iert die Kom­mu­nika­tion zwis­chen den Mitar­bei­t­en­den und den Vorge­set­zten schlanker, schneller und effizien­ter
• kön­nen die Mitar­bei­t­en­den ihre Arbeit schneller und effizien­ter erledi­gen
• kön­nen Mitar­bei­t­ende flex­i­bel arbeit­en
• wird die Qual­ität der Arbeit deut­lich verbessert

Viele Men­schen denken, dass ein dig­i­tales Onboard­ing kom­pliziert und zeitaufwändig ist. Dem ist jedoch in der Real­ität nicht so! In vie­len Fällen ist diese Art des Onboard­ing sog­ar ein­fach­er, effek­tiv­er und vor allem effizien­ter als herkömm­liche Meth­o­d­en. Durch die Nutzung dig­i­taler Medi­en, wie Videos und Tuto­ri­als oder wie bei unser­er Lösung in Form von soge­nan­nten Lern-Routen, kann sich das neue Team­mit­glied eigen­ständig informieren und ler­nen, wie eine Auf­gabe erledigt wer­den kann. Es muss auf nie­mand anderen mehr gewartet wer­den, der einem alles zeigt.
Ein weit­er­er Vorteil dieser Eigen- und Selb­ständigkeit ist, dass die Inhalte immer wieder ange­se­hen und somit ganz in Ruhe reflek­tiert wer­den kön­nen. Wenn etwas unklar ist oder man es noch ein­mal sehen will, kann man das jed­erzeit tun – ohne jemand anderem Unan­nehm­lichkeit­en zu bere­it­en oder diesen von sein­er Arbeit abzuhal­ten.

Im Rah­men zahlre­ich­er Pro­jek­te sind wir immer wieder auf ähn­liche Her­aus­forderun­gen gestossen: Das The­ma Onboard­ing bekommt kaum genug Raum, obwohl es für bei­de Seit­en, sowohl die neuen Mitar­beit­ern­den als auch das Unternehmen, von enormer Wichtigkeit ist. Oft ist eine Einar­beitung nach dem Prinzip “Learn­ing-by-Doing” das Mit­tel der Wahl und nach einiger Zeit kommt dann die böse Über­raschung:  Entwed­er passieren viele Fehler oder essen­tielle Aspek­te der zu erledi­gen­den Tätigkeit wer­den nicht aus­re­ichend behan­delt. Solch einen Satz wie beispiel­sweise aus der Buch­hal­tung “das mit den Bele­gen find­est du schon raus”, haben wir lei­der bere­its unzäh­lige Male gehört. Welch gross­er Kosten­fak­tor eine eigentlich so “ein­fache” Auf­gabe wer­den kann, ist vie­len Unternehmen oft­mals gar nicht bewusst. Man bedenke nur ein­mal, welch ein Kom­mu­nika­tion­saufwand betrieben wer­den muss, um einen fehlen­den Beleg oder eine vergessene Unter­schrift zu kor­rigieren. Das kostet Zeit und somit auch Geld. Mehr zu den finanziellen Aspek­ten find­en Sie weit­er unten im Text.

Für genau dieses Her­aus­forderun­gen haben wir eine Lösung gesucht — und gefun­den. Mit der Soft­ware App­Navi ist es möglich ein dig­i­tales Onboard­ing mith­il­fe soge­nan­nter Routen abzu­bilden und ganz ein­fach in den All­t­ag der Mitar­bei­t­en­den zu inte­gri­eren. Dabei ist die Soft­ware sehr flex­i­bel und lässt sich entwed­er als Over­lay über web­basierte Pro­gramme leg­en oder direkt in den Quell­code inte­gri­eren. Die Routen sind dabei wie eine Art Schritt für Schritt Anleitung ver­schieden­er Prozesse zu ver­ste­hen. Sie unter­stützen die Mitar­bei­t­en­den dabei, die richti­gen Klicks an der richtige Stelle zu täti­gen und beu­gen somit Fehlern und Ver­wirrung vor.

“Aber irgend­wann ist das Onboard­ing auch durch und die Mitar­bei­t­en­den ken­nen sich aus. Und über­haupt, stellen wir ja nicht jeden Tag neue Mitar­bei­t­ende ein! Wozu denn dann ein spezielles Tool “nur” für diesen Prozess?” Wir beant­worten diese Frage selb­stver­ständlich: App­Navi spielt auch nach dem Onboard­ing eine grosse und wichtige Rolle und unter­stützt all Ihre Mitar­bei­t­en­den im Arbeit­sall­t­ag. So kön­nen beispiel­sweise repet­i­tive Prozesse mith­il­fe der Lösung automa­tisiert wer­den, damit mehr Zeit für die kom­plex­eren Tätigkeit­en bleibt. Klingt gut? Ist es auch. Überzeu­gen Sie sich selb­st und buchen über unten­ste­hen­den But­ton einen Präsen­ta­tion­ster­min bei unseren Experten.

Selb­stver­ständlich haben wir uns das Beste zum Schluss aufge­hoben: Was bringt der Ein­satz ein­er solchen Lösung in Zahlen?
Um App­Navi bess­er zu ver­ste­hen und somit das Einsparungspoten­zial zu definieren, betra­cht­en wir in der fol­gen­den Tabelle ein fik­tives Unternehmen mit 100 Mitar­beit­ern. Die Annah­men zu Per­son­alkosten oder durch­schnit­tlichen Sup­por­t­an­fra­gen wur­den mit unseren Erfahrungswerten getrof­fen. Die Berech­nung gilt für das Arbeit­en mit nur ein­er App­lika­tion.

Aus der Tabelle geht her­vor, dass im ersten Jahr Kosten in Höhe von 23.150,00 entste­hen. Die wiederkehren­den Kosten der näch­sten Jahren nicht mitein­be­zo­gen, ist es selb­st jet­zt schon sehr offen­sichtlich, dass hier enormes Spar­po­ten­tial vorhan­den ist. Für Unternehmen mit mehr als 100 Mitar­beit­ern, die sehr wahrschein­lich mehrere App­lika­tio­nen intern nutzen, sind die Kosten nochmals deut­lich höher. Ein unmit­tel­bares Han­deln ist daher drin­gend erforder­lich.

Wir sehen die Lösung in App­Navi. Das Sys­tem ist flex­i­bel ein­set­zbar, lässt sich sehr ein­fach in mehreren App­lika­tio­nen imple­men­tieren und zeich­net sich durch eine intu­itive Anwen­dung aus. Neue Team­mit­glieder kön­nen somit von Tag 1 an effizient und vor allem eigen­ständig am Arbeit­sall­t­ag teil­nehmen.

Dig­i­tale Onboard­ing ist ein wesentlich­er Bestandteil für eine erfol­gre­iche und umfängliche dig­i­tal­en Trans­for­ma­tion. Es unter­stützt Unternehmen dabei, ihre Kun­den durch effizient auf­bere­it­ete Prozesse bess­er zu bedi­enen und bindet sie somit stärk­er an das Unternehmen, seine Dien­stleis­tun­gen und Pro­duk­te. Zufriedene Kun­den, welche opti­mal bedi­ent wer­den, kom­men näm­lich wieder.

Gle­ichzeit­ig ist es den Mitar­bei­t­en­den möglich, sich eigen­ständig, schnell, effek­tiv und effizient in ihre neue Rolle einzuar­beit­en und durch die dig­i­tal­en Hil­festel­lun­gen Fehlerquellen mass­ge­blich zu min­imieren. Kurzum:  App­Navi ist die führende Soft­ware-Lösung für ein opti­males dig­i­tales Onboard­ing. Max­imieren Sie mit App­Navi zum einen Ihren ROI ein­fach und sich­er und sor­gen zum anderen in Zukun­ft für eine opti­male dig­i­tale Arbeit­sober­fläche ihrer Mitar­bei­t­en­den.