Social Intranet — Auch in einer Krise gut vorbereitet

Die Coro­na-Pan­demie hat unseren Arbeit­sall­t­ag ordentlich durcheinan­dergewirbelt: Home Office, Videokon­ferenz, Dig­i­tal Work­place, Social Intranet sind nur einige Begriffe die in den ver­gan­genen Monat­en sog­ar den let­zten Winkel der Arbeitswelt erre­icht haben.

Um weit­er­hin pro­duk­tiv zu bleiben und den Schaden so ger­ing wie möglich zu hal­ten, haben viele Unternehmen, die bis dato noch nichts mit Dig­i­tal­isierung bzw. Dig­i­taler Trans­for­ma­tion zu tun hat­ten, von jet­zt auf gle­ich diverse Sys­teme einge­führt: Gegoogelt, gekauft und los ging es. Es durfte keine Zeit ver­loren wer­den.
Für die Sys­te­man­bi­eter eine grossar­tige Sache – für diejeni­gen die das Sys­tem am Ende nutzen müssen eher schwierig: Wie funk­tion­iert das jet­zt eigentlich? Wer ist mein Ansprech­part­ner bei Prob­le­men? Was darf ich und was nicht? Warum denn jet­zt schon wieder ein neues Tool?

Und nach ein paar Tagen, fra­gen sich dann auch die Ver­ant­wortlichen im Unternehmen ob das einge­führte Sys­tem über­haupt kom­plett genutzt wer­den soll ohne an dieser Stelle aus dem Rud­er zu laufen. Denn schliesslich hat man ja seit Jahren Richtlin­ien und Vor­gaben das Cor­po­rate Behav­iour und die Cor­po­rate Com­mu­ni­ca­tion betr­e­f­fend:

• «Liken und kommentieren…Kann man das abschal­ten?»
• «Wozu brauchen denn unsere Non-Desk-Work­er eigentlich ein Pro­fil? Ach, wir leg­en dann später Ter­mi­nals als User an – spart auch Geld. Solang die Pro­duk­tion still ste­ht, brauchen die betrof­fe­nen Mitar­beit­er ja auch keine Infos.»
• «Aber die Nutzung via Smart­phone möcht­en wir bitte ver­hin­dern.»
• «Kön­nen wir bitte den Chat abstellen? Die sollen arbeit­en und nicht chat­ten.»
• «Muss wirk­lich jed­er mit ins Sys­tem.»

Und somit soll­ten auch in Krisen­zeit­en keine Schnellschüsse gemacht wer­den. Denn: «You nev­er get a sec­ond chance to make your first impres­sion.» Und wenn der erste Ein­druck, die erste Erfahrung mit etwas Neuem in die Hose geht, wird es schwierig im Nach­hinein die Räd­chen wieder richtig zu stellen und das einge­führte Sys­tem tat­säch­lich zum Leben zu erweck­en.

Somit gibt es einige Punk­te die aus der Erfahrung her­aus beachtet wer­den soll­ten, damit das «Social Intranet Pro­jekt» ein echter Erfolg wird.

Fol­gende Fra­gen kön­nen die Vor­bere­itung bee­in­flussen. Denn Vieles kann – muss aber nicht:

• Welche Lösung passt zu meinem Unternehmen?
• Wie kann eine aus­gewählte Lösung effizient und effek­tiv aus­gerollt wer­den?
• Wie wer­den Mitar­beit­er geschult?
• Wie richtet man einen Dig­i­tal Work­place ein?
• An welchem Punkt ste­hen wir aktuell im Dig­i­tal­isierung­sprozess und wie sehr müssten wir uns verän­dern? Sind wir bere­it diesen Weg zu gehen?
• Welche Funk­tio­nen sollen ver­füg­bar sein und welche Bedürfnisse haben unsere Mitar­beit­er? Wie kann das Sys­tem hier anset­zen?
• Was geschieht mit der Lösung NACH der Krise?
• Und vor allem: Kön­nen wir uns als Organ­i­sa­tion weit­er­en­twick­eln und wie hil­ft uns das aus­gewählte Sys­tem dabei?

Im Ide­al­fall soll­ten unten aufge­führte Stufen durch­dacht wer­den, bevor ein neues Sys­tem einge­führt wird:

Es wird klar, dass das Ein­führen eines Social Intranets kein reines IT-Pro­jekt darstellt, son­dern vor allem ein The­ma für die Organ­i­sa­tion­sen­twick­lung ist – es geht um Change Man­age­ment – um Verän­derun­gen.

Es stellt sich die Frage ob man lediglich Dig­i­tal­isieren möchte oder eine dig­i­tale Trans­for­ma­tion anstossen will. Für manch einen mag der Unter­schied der Begrif­flichkeit uner­he­blich oder sog­ar unwichtig sein. Geht es jedoch um Ihr Unternehmen und vor allem um die Unternehmensstrate­gie, soll­ten Sie den Begrif­f­en Ihre Aufmerk­samkeit schenken — denn zwis­chen der reinen Dig­i­tal­isierung und ein­er dig­i­tal­en Trans­for­ma­tion liegen sprich­wörtlich Wel­ten.

Dig­i­tal­isierung ist heutzu­tage fast schon Pflicht – vor allem bei der aktuellen Sit­u­a­tion. Die Dig­i­tale Trans­for­ma­tion ist die Kür. Wenn Sie “nur” dig­i­tal­isieren, befind­en sie sich mehr oder weniger auf der sicheren Seite – ein biss­chen Chat­ten, ein biss­chen Videokon­ferenz – sollte kein gross­es Prob­lem darstellen.

Jedoch gehen Sie damit das Risiko ein, von Ihren Mit­be­wer­bern, die die dig­i­tale Trans­for­ma­tion für sich als Chance erkan­nt haben, abge­hängt zu wer­den. Nehmen Sie sich also die Zeit, Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse ein­mal in aller Ruhe unter die Lupe zu nehmen — damit die Zukun­ft Ihnen, Ihren Pro­duk­ten und Dien­stleis­tun­gen gehört. Denn die Verän­derung kommt, früher oder später, sowieso.

Somit ist es nicht ver­wun­der­lich, dass es diverse Mod­elle gibt, die das Change Man­age­ment beleucht­en, greif­bar machen und somit Anre­gun­gen für eine mögliche Organ­i­sa­tion­sen­twick­lung liefern.

So beschreibt beispiel­sweise Fred­er­ic Laloux in seinem Buch «Rein­vent­ing Orga­ni­za­tions» wie eine neue Evo­lu­tion­sstufe der Organ­i­sa­tion­sen­twick­lung ausse­hen kön­nte. Charak­ter­is­tiken hier­von find­en wir heute schon in eini­gen erfol­gre­ichen Unternehmen. Aber so unter­schiedlich die einzel­nen beste­hen­den Organ­i­sa­tions­for­men, so unter­schiedlich wird auch das Social Intranet Pro­jekt ange­gan­gen.

Laut Laloux sind Unternehmen beispiel­sweise archais­che wie Straßen­ban­den und Armeen organ­isiert, mod­ern wie ein typ­is­ch­er Konz­ern und post­mod­ern plu­ral­is­tisch wie manche Start-ups. Jede dieser Struk­turen fol­gt eige­nen Geset­zen und hat somit in der Ver­gan­gen­heit für Durch­brüche gesorgt. So ent­standen mit der Armee for­male Rollen, mod­erne Unternehmen bracht­en das Leis­tung­sprinzip und Inno­va­tio­nen aufs Par­kett, post­mod­erne Organ­i­sa­tio­nen schreiben sich Empow­er­ment und wer­te­ori­en­tierte Kul­tur auf die Fahne. Jede Stufe ermöglichte es, kom­plexere Auf­gaben zu lösen. Für Fred­er­ic Laloux, ist die höch­ste Organ­i­sa­tion­sstufe eine “inte­grale evo­lu­tionäre Organ­i­sa­tion”. Das bedeutet: Selb­st­führung, Ganzheit und evo­lu­tionär­er Sinn.

Selb­stver­ständlich wird nicht jedes Unternehmen zur Kro­ne der Schöp­fung wer­den kön­nen, aber einzelne Aspek­te und Erfol­gs­fak­toren sind defin­i­tiv anwend­bar. Jedes Unternehmen sollte objek­tiv beurteilen auf welch­er Entwick­lungsstufe es sich ger­ade befind­et und ob der gemein­same Kon­sens vorhan­den ist, die nächst höher gele­gene Stufe in Angriff zu nehmen – mit allen dazu gehöri­gen Verän­derun­gen.

Aus unser­er Sicht sollte die Organ­i­sa­tion­sen­twick­lung die konzep­tionelle Grund­lage für das Pro­jekt bilden. Denn hier­bei liegt der Fokus auf der Befähi­gung der einzel­nen Akteure. Das Sys­tem wird weitest­ge­hend als Werkzeug ver­standen, mit dem Verän­derung ermöglicht und gezielt her­beige­führt wer­den. Essen­tiell ist, dass alle rel­e­van­ten Abteilun­gen bei der Organ­i­sa­tio­nen­twick­lung an einem Strang ziehen: IT, interne Unternehmen­skom­mu­nika­tion und Man­age­ment.

Eigentlich­es Ziel sollte es im Grunde sein, eine Plat­tform zu inte­gri­eren, die auch tat­säch­lich etwas bringt, die von den Usern gerne genutzt wird und mit der ein Arbeit­sall­t­ag best­möglich und vor allem effizient bestrit­ten wer­den kann.

Lehrbüch­er und eigene Erfahrun­gen zeigen diverse Katalysatoren (Meth­o­d­en) auf, die einen Wan­del im Unternehmen begün­sti­gen und vor allem auch inner­halb des neuen Sys­tems umge­set­zt wer­den kön­nen.

WOL ist eine Selb­stlern­meth­ode die auf der Men­tal­ität der Zusam­me­nar­beit auf­baut:

• Find: Finde rel­e­vante Per­so­n­en und Inhalte
• Share: Teile deine Arbeit wo andere sie sehen und davon prof­i­tieren kön­nen
• Make: Lass das alles zu ein­er Rou­tine deines Arbeit­sall­t­ags wer­den
• Give: Inter­agiere – teile, kom­men­tiere und ver­net­ze dich mit Kol­le­gen

Out­put WOL
Echte Kol­lab­o­ra­tion durch trans­par­ente Ver­net­zung über die eigene Kom­fort­zone hin­aus.

CoPs set­zen sich aus Teil­nehmern zusam­men, die an ähn­lichen Auf­gaben­stel­lun­gen arbeit­en und ein Inter­esse daran haben, auf diesem Gebi­et ihr Wis­sen durch den Aus­tausch mit den anderen Teil­nehmern zu erweit­ern.

Ziel ist der Gedanke­naus­tausch zwis­chen Experten zu einem bes­timmten The­menge­bi­et um vorhan­dene Prak­tiken zu opti­mieren, neue Prak­tiken zu ler­nen und Erfahrun­gen auszu­tauschen.

Out­put WOL
Eigen­ver­ant­wortlich­es Lösen von kom­plex­en Anforderun­gen – durch Kom­mu­nika­tion, Ver­net­zung und kon­tinuier­lichen Aus­tausch.

Im Grunde haben alle diese Katalysatoren/ Meth­o­d­en Fol­gen­des gemein­sam:

Für welche Plat­tform (welch­es Social Intranet ) und für welche Meth­ode Sie sich let­z­tendlich entschei­den, bleibt selb­stver­ständlich Ihnen über­lassen.

Aber Krise hin oder her – sehen Sie es als Chance sich Gedanken zu machen und Beste­hen­des zu opti­mieren. Und falls dies kein Anreiz ist – sehen Sie es aktuell noch als Wet­tbe­werb­svorteil. Denn der Wan­del find­et statt. Und diesem sollte lieber vor­bere­it­et ent­ge­genge­treten wer­den.

Erken­nen Sie das Poten­tial ein­er strate­gisch gelenk­ten Frei­heit und investieren Sie ein wenig Zeit eben diese zu gestal­ten. Mit der richti­gen Soft­ware und der richti­gen Meth­ode kön­nen Ihre indi­vidu­ellen strate­gis­chen Ziele opti­mal erre­icht wer­den – und gle­ichzeit­ig die Moti­va­tion, Zufrieden­heit und das Engage­ment Ihrer Mitar­beit­er um ein Vielfach­es gesteigert wer­den. Erken­nen Sie Ihre Mitar­beit­er als eine der wichtig­sten Ressourcen an und gehen beim «War for tal­ents» als Sieger her­vor.

“Ein­fach zusam­me­nar­beit­en” ist unser­er Ansicht nach der effiziente und zukun­ftsweisende Schlüs­sel zu Ihrem Unternehmenser­folg.

Für Fra­gen ste­hen wir Ihnen gerne jed­erzeit zur Ver­fü­gung. Fra­gen Sie uns unverbindlich an.

Unsere Dien­stleis­tun­gen in der Über­sicht:

• BERATUNG UND KONZEPTION. Kein Unternehmen gle­icht dem anderen: LINXYS analysiert den aktuellen Ist-Zus­tand und find­et gemein­sam mit Ihnen das opti­male Soll. Gerne vere­in­baren wir mit Ihnen einen kosten­losen Ken­nen­lern­ter­min und stellen Ihnen die Grund­prinzip­i­en des ver­net­zten Arbeit­ens mit einem Social Intranet vor. Hier­bei besprechen wir mit den Ver­ant­wortlichen indi­vidu­ell die Poten­tiale für Ihr Unternehmen. mehr erfahren
• REALISATION. LINXYS real­isiert Ihr Pro­jekt nach Ihren indi­vidu­ellen Bedürfnis­sen. Trans­par­ente und kon­tinuier­liche Kom­mu­nika­tion mit unseren Kun­den ist für uns eine Selb­stver­ständlichkeit. Machen Sie gemein­sam mit LINXYS Ihr Intranet zu dem Ort, an dem Sie Ihre Mitar­beit­er erre­ichen und mit Ihnen auf Augen­höhe kom­mu­nizieren. Als ganzheitlich­er Part­ner begleit­en wir Sie und stellen für Sie mit den richti­gen Lösun­gen und Strate­gien sich­er, dass Sie die Leis­tungs­fähigkeit Ihres Unternehmens erfol­gre­ich voran­brin­gen. mehr erfahren
• SERVICE. Opti­mal und indi­vidu­ell: Ihre neue dig­i­tale Unternehmen­splat­tform. Vom Cor­po­rate Brand­ing bis zu indi­vidu­ellen Schnittstellen – LINXYS hat stets Ihr Unternehmen und Ihre indi­vidu­ellen inter­nen Prozesse im Fokus. mehr erfahren
• LÖSUNGEN. Verän­derun­gen pro­fes­sionell ein­führen und Ihre Mitar­beit­er vom Mehrw­ert überzeu­gen. LINXYS bietet indi­vidu­elle Lösun­gen an – vor, während und nach dem Roll­out. mehr erfahren
• WORKSHOPS. Durch die Akzep­tanz Ihrer Mitar­bei­t­en­den die Effizienz steigern und gle­ichzeit­ig Kosten senken. LINXYS führt mass­geschnei­derte Work­shops durch um diese Ziele auf den richti­gen Weg zu brin­gen. mehr erfahren