Success Stories | Verein für Berliner Stadtmission e.V. & LINXYS

Der evan­ge­lis­che Vere­in für Berlin­er Stadt­mis­sion e.V., welch­er seit fast 150 in Berlin und Umge­bung wirkt, hat die Men­schen im Blick, welche von der Gesellschaft lei­der oft­mals überse­hen wer­den. Zum Wirkungs- spek­trum des Vere­ins zählen unter anderem die Woh­nungs- und Obdachlosen­hil­fe, Flüchtling­shil­fe, Bahn­hofs- mis­sio­nen, Senioren­heime, Kindergärten sowie Hotels und Gäste­häuser und eigene Stadt­mis­sions- gemein­den. 1.000 Mitar­bei­t­ende und über 1.800 Ehre­namtliche sind in rund 90 Ein­rich­tun­gen und Pro­jek­ten tätig. Diese müssen par­al­lel betreut, koor­diniert und umge­set­zt wer­den.

In den ver­gan­genen Jahren ist die Berlin­er Stadt­mis­sion stark gewach­sen: Es kamen neue Arbeits­felder hinzu und die Anzahl der Mitar­bei­t­en­den ist stark gestiegen, wodurch eine Vielzahl ver­schieden­er Pro­jek­te par­al­lel bewirtschaftet wer­den muss.

Eine weit­ere Her­aus­forderung bestand darin, dass die Mitar­bei­t­en­den sehr divers und zudem räum­lich getren­nt sind (viele ver­schiedene Stan­dorte). Sozialar­beit­er, Pflegekräfte in Senioren­heimen, Gäste­häuser sowie ehre­namtliche Mitar­bei­t­ende soll­ten miteinan­der ver­net­zt wer­den und eine Plat­tform erhal­ten, über welche alle für sie rel­e­van­ten Infor­ma­tio­nen abruf­bar sind. Alle, auch diejeni­gen ohne einen Desk­top- Arbeit­splatz, soll­ten die Möglichkeit haben sich auszu­tauschen, sich zu informieren und immer auf dem aktuellen Stand zu sein. Eine Dig­i­tal­isierung der Kom­mu­nika­tion und das Schaf­fen eines Zusam­menge­hörigkeits­ge­fühls hat­ten somit ober­ste Pri­or­ität.

Da der Vere­in über kein Intranet oder eine zen­trale Kom­mu­nika­tion­splat­tform ver­fügte, entsch­ied man sich im Jahr 2019 nach ein­er soft­ware­basierten Lösung zu suchen, welche dem wach­senden Bedarf nach ein­er Kom­mu­nika­tion­splat­tform gerecht wurde. Die inter­nen Pro­jek­tver­ant­wortlichen sind in den Abteilun­gen „IT“ sowie „Interne Kom­mu­nika­tion“ ange­siedelt, sodass die tech­nis­che sowie kom­mu­nika­tive, men­schliche Ebene im Pro­jekt berück­sichtigt wer­den kon­nten.

Die Entschei­dung für die Ein­führung von Bitrix24 fiel unter anderem auf­grund fol­gen­der Kri­te­rien:

•  Ver­füg­barkeit ein­er On-Premise Ver­sion
• Lösung sollte zu Beginn auf kom­mu­nika­tiv­er Ebene einge­set­zt wer­den, jedoch per­spek­tivisch auch das kol­lab­o­ra­tive Arbeit­en ermöglichen. Erweiterung der Kom­mu­nika­tion­splat­tform zu ein­er Kol­lab­o­ra­tionsplat­tform.
• Ein­binden der ehre­namtlichen Mitar­bei­t­en­den via Extranet
• Ver­füg­barkeit ein­er mobilen App­lika­tion
• Intu­itive Soft­ware, wodurch ein eigen­ständi­ges Einar­beit­en ohne grösseren Schu­lungsaufwand möglich ist.

Nach­dem die Bitrix24-Basis in der Berlin­er Stadt­mis­sion gelegt war, suchte der Vere­in nach einem lösung­sori­en­tierten Part­ner, welch­er den schnell fortschre­i­t­en­den Dig­i­tal­isierungs- und Trans­for­ma­tion­sprozess opti­mal begleit­en kon­nte. Neben dem tech­nis­chen Sup­port sollte das Sys­tem entsprechend den sich beste­hen­den und auch verän­dern­den Bedürfnis­sen und Anforderun­gen weit­er­en­twick­elt wer­den. Auf­grund langjähriger Erfahrun­gen war es LINXYS möglich, sich in die Prob­leme des Vere­ins einzufühlen, diese zu erken­nen und entsprechende Lösungsalter­na­tiv­en zu erar­beit­en und anzu­bi­eten.

So wurde etwa das CRM-Tool, welch­es klas­sis­cher­weise im Sales-Prozess ver­wen­det wird, umgestal­tet und als internes Kurs­buchungstool genutzt. Durch kreative Ideen kön­nen beste­hende Bitrix24-Ele­mente und ‑Mod­ule für eigene Zwecke gestal­tet wer­den, um den Anforderun­gen gerecht zu wer­den.

Die Berlin­er Stadt­mis­sion legt grossen Wert darauf, die Mitar­bei­t­en­den zu befähi­gen, eigen­ständig aktiv zu wer­den: So wurde eine eigene Wis­sens­ba­sis in Form eines Fort­bil­dungs­bere­ichs ein­gerichtet. Die Per­son­al­abteilung bietet ver­schiedene Inhalte und Infor­ma­tio­nen an, auf welche alle zugreifen kön­nen. Für Fort­bil­dun­gen und Schu­lun­gen kön­nen sich Mitar­bei­t­ende eigen­ständig über ein Online-For­mu­lar anmelden. Diese Infor­ma­tio­nen fliessen ins CRM-Sys­tem und kön­nen dort entsprechend ver­ar­beit­et wer­den. Somit wurde bei der Berlin­er Stadt­mis­sion aus einem Ver­triebs-Tool ein internes Fort­bil­dungs-Tool kreiert. Ähn­lich ver­hält es sich mit dem inter­nen Ideen­man­age­ment bzw. Vorschlagswe­sen. Jed­er Mitar­bei­t­ende hat die Möglichkeit, über ein Online-For­mu­lar Ideen, Vorschläge oder Anre­gun­gen ein­re­ichen, welche im CRM ver­ar­beit­et wer­den.

Nach­dem Bitrix24 erfol­gre­ich etabliert und vor allem akzep­tiert wurde, ist man überzeugt, noch vieles darüber umset­zen zu kön­nen. Die unbe­gren­zten Möglichkeit­en, vor allem in der On-Premise Ver­sion, lassen kein­er­lei Wün­sche offen. Um neue Funk­tion­al­itäten zu testen und zukün­ftige Szenar­ien auszu­loten, hat die Berlin­er Stadt­mis­sion neben dem Live-Sys­tem auch ein Test­sys­tem ein­gerichtet. In diesem wird divers­es getestet und aus­pro­biert. Da sich der Vere­in aus vie­len ver­schiede­nen Teil­bere­ichen und auch Tochterge­sellschaften zusam­menset­zt, welche mitunter mit unter­schiedlichen Soft­warelö­sun­gen arbeit­en, wird geprüft, ob deren Anforderun­gen mit Bitrix24 umge­set­zt wer­den kön­nen.
Ein The­ma, welch­es stetig inter­es­san­ter wird, sind „Work­flows“ und „Automa­tisierun­gen“. Diese The­men sollen in Zukun­ft mehr beleuchtet wer­den, um zu prüfen, inwiefern diese den Arbeit­sall­t­ag erle­ichtern und opti­mieren kön­nen, damit die Mitar­bei­t­en­den mehr Zeit erhal­ten, sich um die tat­säch­lich wichti­gen Auf­gaben zu küm­mern: Die Men­schen, die Zuwen­dung und Unter­stützung benöti­gen.

Mith­il­fe von Bitrix24 war es der Berlin­er Stadt­mis­sion möglich, dig­i­tale Nähe zu schaf­fen: Mitar­bei­t­ende kön­nen sich aus­tauschen, die Kom­mu­nika­tion und Kol­lab­o­ra­tion läuft trans­par­enter und offen­er ab und die stan­dortüber­greifende Ver­net­zung wurde vor­angetrieben. Die Akzep­tanz war von Beginn an sehr hoch, nicht zulet­zt auf­grund der Rah­menbe­din­gun­gen im März 2020, welche alles deut­lich beschle­u­nigt haben. Die Berlin­er Stadt­mis­sion ist überzeugt, mit Bitrix24 als Soft­warelö­sung und LINXYS als Part­ner für die Zukun­ft gewapp­net zu sein und noch viele span­nende Ideen umset­zen zu kön­nen.