Trends in der internen Kommunikation

Ein Grup­pen­chat, unter­schiedliche Arbeits­grup­pen oder ein pri­vates soziales Net­zw­erk? Hier lesen Sie einiges über aktuelle Trends in der inter­nen Kom­mu­nika­tion.

Unzure­ichende oder gar schlechte Kom­mu­nika­tion ist ein wohl bekan­ntes Übel an vie­len Arbeit­sorten. Laut des Berichts von David Gross­man “The Cost of Poor Com­mu­ni­ca­tions” müssen Unternehmen mit 100.000 oder mehr Mitar­beit­ern auf­grund der unzure­ichen­den Kom­mu­nika­tion tief in die Tasche greifen (sie ver­lieren bis zu 62 Mio. US-Dol­lar pro Jahr). Dahinge­gen kom­men kleinere Unternehmen gün­stiger weg: Laut des Berichts ver­lieren Unternehmen mit ein­er Mitar­beit­erzahl von 100 oder weniger im Durch­schnitt “lediglich” 420.000 US-Dol­lar pro Jahr durch eine schlechte Kom­mu­nika­tion. Wird dies auf den Einzel­nen Mitar­beit­er herun­terge­brochen, verur­sachen Kom­mu­nika­tions­bar­ri­eren um die 26.041 US-Dol­lar an Pro­duk­tiv­itätsver­lus­ten pro Jahr pro Mitar­beit­er.

Alleine oben genan­nte Zahlen zeigen, dass das The­ma “Kom­mu­nika­tion” sowohl in grossen als auch kleinen Unternehmen ein prob­lema­tis­ches ist und noch viel Poten­tial nach oben beste­ht, welch­es aus­geschöpft wer­den kann. Jedoch ist wichtig, dieses Poten­tial Schritt für Schritt her­auszuar­beit­en und beste­hende Tools genau unter die Lupe zu nehmen. Denn viele ver­lassen sich immer noch auf Tools wie E‑Mail oder Skype — welche für die heutige Arbeitswelt und die spez­i­fis­chen Auf­gaben oft­mals nicht mehr funk­tion­ieren.

Kom­mu­nika­tion wird in jedem Bere­ich zunehmend dig­i­tal und die Bedeu­tung bzw. Ver­bre­itung von dig­i­taler Kom­mu­nika­tion ist im Jahr 2018 schw­er zu leug­nen — auch für die interne Kom­mu­nika­tion. Laut Sta­tis­tiken muss sich jed­er Büroangestellte mit durch­schnit­tlich 120 geschäftlichen E‑Mail pro Tag herum­schla­gen die erhal­ten wer­den — ganz gle­ich ob direkt für den jew­eili­gen Empfänger bes­timmt oder nur als Info, weil man in CC war, aber im Grunde der Inhalt doch Pro­jek­trel­e­vanz besitzt.

Mit Sicher­heit wer­den viele Leser an dieser Stelle zus­tim­men, dass E‑Mails immer noch ein mächtiges Kom­mu­nika­tion­swerkzeug darstellen aber den­noch die Kom­mu­nika­tion über diese oft­mals sehr unor­gan­isiert abläuft und es im Nach­hinein sehr schwierig und vor allem sehr zeit­in­ten­siv ist alle rel­e­van­ten Infor­ma­tio­nen z.B. zu einem Pro­jekt zusam­men­zusuchen. Somit liegt es nahe, genau an dieser Stelle anzuset­zen und die Stellschrauben zu drehen, die die Pro­duk­tiv­ität und somit Rentabil­ität erhöhen: Mit Hil­fe von mod­er­nen Kom­mu­nika­tion­stools.

Zu den aktuell beliebtesten inter­nen Kom­mu­nika­tion­stools gehörten Instant-Mes­sag­ing-Pro­gramme, dig­i­tale Arbeits­grup­pen und Soziale Net­zw­erke. Jedes einzel­nen bringt, je nach Unternehmen, dessen Strate­gie und Bere­itschaft, eine Rei­he von Vor- aber auch Nachteilen mit sich.

Im Fol­gen­den möcht­en wir die drei genan­nten Tools ein wenig beleucht­en und die Stärken aber auch die Gren­zen jedes einzel­nen aufzeigen:

Der Chat — ideal für kleine Teams.

Ein ein­fach­es Grup­pen-Chat-Tool ist für kleinere Unternehmen mit etwa 9 bis 12 Mitar­beit­ern oft­mals aus­re­ichend. Sofort-Nachricht-Tools sind ein­fach, unkom­pliziert und ermöglichen eine sofor­tige Kom­mu­nika­tion mit den Kol­le­gen. Im Ver­gle­ich zur E‑Mail ist Instant Mes­sag­ing deut­lich schneller, per­sön­lich­er und kann die Zusam­me­nar­beit fördern, da es deut­lich zwan­glos­er gestal­tet ist.
Der grosse Unter­schied zwis­chen E‑Mail und Instant Mes­sag­ing liegt darin, dass erst­ge­nan­ntes zwar den Infor­ma­tion­saus­tausch erle­ichtert, jedoch eher eine ein­seit­ige Kom­mu­nika­tion fördert und die Parteien beim Instant Mes­sag­ing in einen direk­ten Dia­log in Echtzeit miteinan­der treten. Ausser­dem bieten Instant-Mes­sag­ing-Plat­tfor­men die Möglichkeit die aktuelle Ver­füg­barkeit und den Sta­tus des Users anzuzeigen, wodurch gle­ich kom­mu­niziert wird “ich bin ger­ade ver­füg­bar” bzw. “bitte nicht stören”. Somit kön­nen Fra­gen schnell und unkom­pliziert in weni­gen Worten for­muliert und auch wieder beant­wortet wer­den — was die Zusam­me­nar­beit in Pro­jek­ten deut­lich erle­ichtern kann.

Trotz der oben beschriebe­nen Vorteile kön­nen ein­fache Grup­pen-Chat-Tools in grösseren Organ­i­sa­tio­nen auch das Gegen­teil bewirken — näm­lich ein Dic­kicht aus Chat-Threads, unüber­sichtlichem, unor­gan­isiertem und sog­ar chao­tis­chem Infor­ma­tions­fluss. Im schlimm­sten Fall steigen die Mitar­beit­er, welche in diversen Chat-Grup­pen einge­bun­den sind und den Überblick ver­lieren, ein­fach aus. Somit beste­ht die Gefahr dass Chat-Pro­gramme die Kom­mu­nika­tion ver­langsamen und erschw­eren anstatt sie zu ver­schlanken und zu vere­in­fachen.

Damit dies nicht geschieht kann die interne Kom­mu­nika­tion mit Hil­fe von dig­i­tal­en Arbeits­grup­pen oder gle­ich einem inter­nen sozialen Net­zw­erk struk­turi­ert organ­isiert wer­den.

Digitale Arbeitsgruppen — Teams und Projekte koordinieren.

In diesem Zusam­men­hang set­zen sich Arbeits­grup­pen aus Indi­viduen zusam­men, die in einem Team, einem Pro­jekt oder nach anderen indi­vidu­ellen Kri­te­rien zusam­me­nar­beit­en und eine virtuelle Gemein­schaft, eben eine dig­i­tale Arbeits­gruppe, bilden. Diese Art der struk­turi­erten Kom­mu­nika­tion ist am besten für mit­tel­ständis­che oder grössere Unternehmen geeignet, in denen Teams eng miteinan­der zusam­me­nar­beit­en müssen oder gemein­sam an einem Pro­jekt arbeit­en. Aber auch für kleinere Unternehmen, die gut organ­isiert aufgestellt sein möcht­en, kön­nen von Arbeits­grup­pen prof­i­tieren.

Sehen wir uns dies ein­mal an einem real­is­tis­chen Beispiel an: In ein­er Kom­mu­nika­tion­sagen­tur arbeit­en ver­schiedene Teams an ver­schiede­nen Auf­gaben. Ein Team ist für Web­seit­en zuständig, ein anderes für Print­pro­duk­te und das dritte für Videos usw. Um ein Pro­jekt erfol­gre­ich abzuschliessen, muss sich jedes einzelne Team intern koor­dinieren. Mit Dig­i­tal­en Arbeits­grup­pen kön­nten diese Teams ein­fach miteinan­der ver­net­zt wer­den und miteinan­der kom­mu­nizieren, so dass eine inte­gri­erte Wer­bekam­pagne für einen Kun­den erstellt wer­den kann und jed­er Pro­jek­t­beteiligte genau weiss was wann wie und warum gemacht wer­den muss. Eine kom­plexere Pro­jekt- oder Teamkom­mu­nika­tion ist schwierig mit nur einem ein­fachen Chat-Tool zu organ­isieren und vor allem zu doku­men­tieren.

Aber auch das auf­set­zen von dig­i­tal­en Arbeits­grup­pen ist oft­mals nicht aus­re­ichend. Es wird eine Kom­bi­na­tion ver­schieden­er Tools benötigt, um die Vorteile aller in sich zu vere­inen.

Kombination aus einzelnen Tools — das Social Intranet.

Im Grunde arbeit­en Arbeits­grup­pen am besten in strik­ten Teams oder in klar definierten Pro­jek­ten. Dies ist jedoch heutzu­tage kaum noch möglich, denn in vie­len Unternehmen herrscht eine gewisse Dynamik die es nicht immer erlaubt diesen star­ren Struk­turen standzuhal­ten. So kom­mu­niziert beispiel­sweise das Verkauf­steam mit jeman­dem aus dem Mar­ket­ing und eben­falls mit jeman­dem aus der Buch­hal­tung. Im Laufe eines Arbeit­stages gibt es allerd­ings wieder neue Ansprech­part­ner, neu kom­mu­nizierte The­men und somit neue Ergeb­nisse, welche vielle­icht für alle drei Abteilun­gen von Rel­e­vanz sind.

Bis vor nicht allzu langer Zeit waren E‑Mail das gebräuch­lich­ste Kom­mu­nika­tion­s­mit­tel. Aber eine Inbox kann schnell unüber­sichtlich wer­den und der Mitar­beit­er ver­liert den Überblick. Somit wird das was viele glauben auch durch McK­in­sey bestätigt: näm­lich dass Mitar­beit­er bis zu 20% ihrer Arbeit­szeit damit “ver­schwen­den”, um in dem Gewusst aus E‑Mails nach inter­nen Infor­ma­tio­nen zu suchen und anschliessend die rel­e­van­ten Infor­ma­tio­nen her­auszusuchen.

Abhil­fe kann ein internes soziales Net­zw­erk schaf­fen: es ermöglicht eine schnelle, flex­i­ble und ziel­gerichtete Kom­mu­nika­tion, die nach indi­vidu­ellen Kri­te­rien organ­isiert wer­den kann. So stellt McK­in­sey fest, dass Unternehmen durch die Nutzung ein­er solchen inter­nen Plat­tform die Effizient deut­lich erhöhen kön­nen, da die Zeit, die für die Suche nach inter­nen Infor­ma­tio­nen aufgewen­det wer­den müsste um bis zu 35% min­imiert wer­den kann. Somit kön­nen sich die Mitar­beit­er auf ihre eigentliche Arbeit konzen­tri­eren und wer­den nicht durch den E‑Mail Postein­gang davon abge­hal­ten.

Und nun? Auswahl der Kommunikationswerkzeuge entsprechend Ihren individuellen Bedürfnissen

Im Jahr 2018 ist eine Organ­i­sa­tion der interne Kom­mu­nika­tion zu einem Muss gewor­den. Um wet­tbe­werb­s­fähig zu bleiben und sich dabei den gegen­wär­ti­gen dig­i­tal­en Stan­dards anzu­passen ist eine der grössten Her­aus­forderun­gen für Unternehmen. Auf­grund schlechter oder unzure­ichen­der Kom­mu­nika­tion ist die Wahrschein­lichkeit sehr gross, Zeit und somit Kap­i­tal zu ver­lieren. Eine Investi­tion in die Kom­mu­nika­tion kann somit die Pro­duk­tiv­ität und damit die Wet­tbe­werb­s­fähigkeit mass­gebend pos­i­tiv bee­in­flussen.

Zwar kann an dieser Stelle nicht der richtige Ansatz für alle Organ­i­sa­tio­nen dargestellt wer­den — denn dies ist eine sehr indi­vidu­elle Geschichte. Jedoch gibt es ein Tool, das mit Sicher­heit für viele Unternehmen einen enor­men Mehrw­ert mit sich bringt: Bitrix24.

Statt sich auf wenige Tools zu beschränken, bietet die Social Intranet Lösung Bitrix24 ein bre­ites Port­fo­lio an Tools an, die den Arbeit­sall­t­ag erle­ichtern und vor allem die Kom­mu­nika­tion und Zusam­me­nar­beit struk­turi­eren und organ­isieren: Instant Mes­sag­ing, E‑Mail, Arbeits­grup­pen, ein CRM und vieles mehr.

Gestal­ten Sie in Zukun­ft die Kom­mu­nika­tion, Kol­lab­o­ra­tion und das Wis­sens­man­age­ment in Ihrem Unternehmen effizient durch den Ein­satz eines Social Intranets.

Ganz gle­ich für welche Lösung Sie sich jedoch entscheiden:Für einen Erfolg ist jedoch essen­tiell, dass alle Betrof­fe­nen die Vorzüge eines solchen Social Intranets nachvol­lziehen kön­nen, entsprechende Schu­lun­gen und Work­shops der User durchge­führt wer­den und die Unternehmens­men­tal­ität den neuen Gegeben­heit­en angepasst wird bzw. auf diese vor­bere­it­et wird: Denn das beste Sys­tem wird scheit­ern, wenn die Men­schen es nicht nutzen.

Ja zum Wandel — das Social Intranet.

Im dig­i­tal­en Zeital­ter ist vor allem Flex­i­bil­ität, Schnel­ligkeit, Reak­tions­fähigkeit und Ver­net­zung von gross­er Bedeu­tung. Zeit- und rau­munab­hängige Kol­lab­o­ra­tion und Kom­mu­nika­tion rück­en immer mehr in den Fokus. Arbeitsabläufe und Prozesse müssen somit zeit­gemäss abge­bildet und umge­set­zt wer­den. Im Pri­vatleben ist unsere Kom­mu­nika­tion bere­its viel mod­ern­er als in vie­len Unternehmen: Wir nutzen What­sApp, Face­book, Insta­gram oder YouTube um Infor­ma­tio­nen zu streuen, uns Wis­sen anzueignen oder dieses auch zu teilen. Social Intranets  und Kol­lab­o­ra­tionsplat­tfor­men kön­nen im unternehmerischen Umfeld der Hafen für jeden Mitar­beit­er wer­den von welchem aus alle weit­eren Aktio­nen geplant und durchge­führt wer­den.

Überzeu­gen Sie ihre Mitar­beit­er, Part­ner und Liefer­an­ten von den indi­vidu­ellen Vorzü­gen, zeigen diese deut­lich auf und haben Sie keine Angst vor Trans­parenz. Gelingt ihnen als Unternehmen dieser Wan­del, ste­ht dem dig­i­tal­en Arbeit­splatz nichts mehr im Wege.

Richtig vor­bere­it­et, einge­führt und anschliessend auch gelebt, bieten Social Intranet Tools mit Sicher­heit auch für Ihr Unternehmen einen schnellen Return on Invest­ment.

“Ein­fach zusam­me­nar­beit­en” ist unser­er Ansicht nach der effiziente und zukun­ftsweisende Schlüs­sel zu Ihrem Unternehmenser­folg.

Für Fra­gen ste­hen wir Ihnen gerne jed­erzeit zur Ver­fü­gung. Fra­gen Sie uns unverbindlich an.

Unsere Dien­stleis­tun­gen in der Über­sicht:

• BERATUNG UND KONZEPTION. Kein Unternehmen gle­icht dem anderen: LINXYS analysiert den aktuellen Ist-Zus­tand und find­et gemein­sam mit Ihnen das opti­male Soll. Gerne vere­in­baren wir mit Ihnen einen kosten­losen Ken­nen­lern­ter­min und stellen Ihnen die Grund­prinzip­i­en des ver­net­zten Arbeit­ens mit einem Social Intranet vor. Hier­bei besprechen wir mit den Ver­ant­wortlichen indi­vidu­ell die Poten­tiale für Ihr Unternehmen. mehr erfahren
• REALISATION. LINXYS real­isiert Ihr Pro­jekt nach Ihren indi­vidu­ellen Bedürfnis­sen. Trans­par­ente und kon­tinuier­liche Kom­mu­nika­tion mit unseren Kun­den ist für uns eine Selb­stver­ständlichkeit. Machen Sie gemein­sam mit LINXYS Ihr Intranet zu dem Ort, an dem Sie Ihre Mitar­beit­er erre­ichen und mit Ihnen auf Augen­höhe kom­mu­nizieren. Als ganzheitlich­er Part­ner begleit­en wir Sie und stellen für Sie mit den richti­gen Lösun­gen und Strate­gien sich­er, dass Sie die Leis­tungs­fähigkeit Ihres Unternehmens erfol­gre­ich voran­brin­gen. mehr erfahren
• SERVICE. Opti­mal und indi­vidu­ell: Ihre neue dig­i­tale Unternehmen­splat­tform. Vom Cor­po­rate Brand­ing bis zu indi­vidu­ellen Schnittstellen – LINXYS hat stets Ihr Unternehmen und Ihre indi­vidu­ellen inter­nen Prozesse im Fokus. mehr erfahren
• LÖSUNGEN. Verän­derun­gen pro­fes­sionell ein­führen und Ihre Mitar­beit­er vom Mehrw­ert überzeu­gen. LINXYS bietet indi­vidu­elle Lösun­gen an – vor, während und nach dem Roll­out. mehr erfahren
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